L’archivage managérial

L’archivage managérial est la synthèse stratégique de l’archivage légal et de l’archivage patrimonial.

L’archivage managérial est l’impulsion donnée par la direction générale pour organiser et contrôler efficacement la production, la conservation et la destruction des documents, traces de toutes les activités et des actifs de l’entreprise. Il a pour finalité la couverture des risques informationnels en toute circonstance et dans la durée. L’archivage managérial agit comme une assurance qui contribue à la pérennité de l’entreprise.

Combien d’entreprises peuvent affirmer aujourd’hui qu’elles maîtrisent l’archivage des documents qui les engagent vis-à-vis des autorités de contrôle, des clients et fournisseurs, des salariés, de la collectivité, pendant trois ans, dix ans, cent ans ?

La réglementation est pourtant copieuse, soulignant les exigences de conservation et le risque juridique, financier ou moral en cas de non disponibilité d’une information qui n’aurait pas été produite, pas archivée, détruite trop tôt ou trop tard. On sait pourtant bien que le savoir faire et l’image de l’entreprise doivent être protégés.

Et les technologies savent aujourd’hui apporter la sécurité, l’intégrité, la traçabilité, la pérennité des documents numériques et gérer les stocks papier.

Alors, pourquoi la plupart des entreprises continuent-elles d’entasser et de doublonner des choses inutiles ? Pourquoi a-t-on parfois tant de peine à trouver la preuve que l’on cherche et tant de facilité à conserver des informations qui ne devraient pas exister ? Comment un seul document peut conduire à un procès coûteux ou une sanction administrative ?

Parce que les collaborateurs ne sont pas suffisamment responsabilisés face à la nécessité d’archiver les documents engageants, issus des actions qu’ils conduisent au nom de l’entreprise. Parce que les processus métier sont incomplets quand ils n’accompagnent pas le cycle de vie de l’information jusqu’au bout. Parce que, comme la qualité, l’archivage est une affaire de discipline collective. Les managers doivent en garantir le succès.

L’archivage managérial repose sur une gouvernance et une politique choisies par les dirigeants et déclinées au travers de lignes hiérarchiques dans chacune des entités de l’entreprise.