Le 16 octobre, la FNTC , organisait un Afterwork pour présenter un document de synthèse de son groupe de travail Archivage sur la facture dématérialisée : la facture créée, envoyée et reçue en format électronique.
Il est bon de rappeler que la facture existe en 2 exemplaires « originaux » : celui du fournisseur et celui du client, et qu’un 3ème acteur s’y intéresse de près : l’administration fiscale.
La facture électronique sera obligatoire à 100% pour les échanges de factures avec l’administration. Le projet de loi de finances 2020 prévoit de la rendre obligatoire pour la sphère privée ; si cette disposition est adoptée, l’obligation s’appliquerait entre 2023 et 2025.
Il y a 3 modalités pratiques pour garantir la conformité de la facture électronique :
- La « piste d’audit fiable »
Si les conditions des 2 autres méthodes ne sont pas remplies, l’organisme doit mettre en place une procédure de contrôle des factures comprenant la collecte et l’archivage de l’ensemble des pièces justificatives. Il faut également mettre en place le contrôle de la bonne application de cette procédure et l’archivage des preuves de ce contrôle.
2. La facture signée électroniquement
La facture doit être en PDF/A, format structuré, et assortie d’une signature électronique de niveau avancé (RGS 2**) ou de niveau qualifié (eIDAS ou RGS 3***). En matière d’archivage, il faut enregistrer la pièce et la signature électronique.
3. La facture électronique EDI
Pour que l’archivage soit probant il faut archiver l’original de la facture en format EDI + la facture en format lisible, et archiver également le fichier des partenaires et la liste récapitulative des échanges EDI.
Bruno Lalande
