Eric Caprioli, avocat à la Cour de Paris, Docteur en droit, spécialiste en droit des nouvelles technologies, de l’informatique et de la communication, VP de la FNTC souligne l’importance de bien documenter et archiver les transactions dès qu’elles sont conclues pour constituer un fichier de preuves en cas de contentieux.
1/ Que préconisez-vous lors de la conclusion d’une transaction ?
Lors de la conclusion d’une transaction, c’est-à-dire au moment de la signature d’un contrat, il est important d’archiver le document signé, le certificat associé, le jeton d’horodatage (pour la date) et éventuellement la validation de la signature. Mais si l’on est en présence d’une signature à la volée ou d’un certificat à usage unique, il s’agira de constituer un fichier de preuves et ensuite de le verser au service d’archivage. Une fois ce fichier versé dans le service d’archivage, il peut être fourni à tout moment en cas de litige ou sur demande d’une autorité de contrôle comme la CNIL ou l’ACPR (Autorité de contrôle prudentiel et de résolution). En effet, c’est au moment de la transaction que la plupart des conséquences juridiques s’apprécient, notamment les conditions de validité d’un contrat ou le point de départ d’un délai (ex : rétractation ou renonciation).
2/ Quelle doit être la méthodologie à adopter ?
C’est à chaque entité de définir sa politique de gestion de la preuve. La méthodologie doit être conforme aux différentes procédures qui régissent le processus de dématérialisation, de la signature à l’archivage. Par conséquent, certaines étapes sont indispensables : certificat de vérification de la signature, validation de signature, gestion de la preuve, horodatage et archivage. Le plus important est d’obtenir une datation électronique ou un jeton d’horodatage. La vérification de la signature électronique variera en fonction du certificat émis : standard, valable pour une durée d’un à trois ans, ou à usage unique, valable pour quelques minutes. Pour les personnes morales, un cachet électronique est utilisé. Celui-ci a été défini dans le règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014 et permet d’identifier l’entreprise signataire et de garantir l’intégrité du document.
3/ Quels risques y-a-t-il à ne pas documenter ou archiver une transaction ?
Il existe deux types de risques. D’une part, en droit fiscal et social, les entreprises sont dans l’obligation de respecter les durées légales de conservation des documents car ils peuvent être demandés en cas de contrôle. L’archivage est donc indispensable pour être en mesure de présenter les documents à un contrôleur fiscal ou de l’URSSAF, ou encore à la DGCCRF ou à la douane.
D’autre part, les risques civils et commerciaux. Si vous devez vous défendre en justice, ou au contraire si vous souhaitez faire valoir vos droits, vous devez être en mesure d’apporter des preuves de vos allégations. Si celles-ci ne sont ni documentées ni archivées, cela risque de ne pas permettre de rapporter la preuve de l’existence du contrat en termes de validité ou de preuve du contenu de la transaction (objet, prix, date, identité des parties, …) et ainsi de voir son action en justice annihilée. L’archivage est une obligation légale mais aussi une précaution indispensable face aux différents risques juridiques.
