Nouveau vademecum juridique de la digitalisation des documents

Lors d’un petit déjeuner de la FNTC le 5 avril 2016, la 8e édition du Vademecum juridique de la dématérialisation (quel succès!), proposé par la FNTC (Fédération des Tiers de Confiance du Numérique) a été présentée par Me Eric Caprioli sous le titre Vademecum juridique de la digitalisation des documents.

Remarque terminologique : le changement de titre avec le choix de « digitalisation », terme en vogue sur le marché, est un choix de communication qui ringardise en quelque sorte la « dématérialisation » mais qui ne change rien au fond.

Le guide développe d’abord la question dans la sphère privée (avec de nombreux exemples d’applications) puis dans la sphère publique, avant d’évoquer le règlement européen sur l’identification et les services de confiance (eIDAS).

Le guide est très riche et intègre les substantielles mises à jour du cadre réglementaire depuis la précédente édition.

Je voulais simplement ici souligner quelques notions juridiques fondamentales pour l’archivage managérial.

Écrit (sous forme) électronique

Par suite de l’ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016, l’ancien article 1316-1 du code civil a été très légèrement modifié et renommé article 1366 qui dit donc que « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

L’expression « écrit sous forme électronique » a été abandonnée et simplifiée en « écrit électronique » (personnellement, du point de vue de la diplomatique, je regrette la disparition de la « forme »), mais il y a toujours les deux éléments essentiels : d’une part, l’identification de l’émetteur ; d’autre part, le maintien de l’intégrité du document pendant tout son cycle de vie. À noter que le code civil ne parle pas de document ni de données mais d’écrit.

Signature électronique

Le nouvel article 1367 du code civil reprend à un mot près l’ancien article 1316-4 et stipule que : « La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l’authenticité à l’acte. Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État. »

Le règlement eIDAS prévoit plusieurs type de services de confiance numérique : signature électronique, cachet électronique, horodatage, recommandé électronique, etc. Dans sa présentation, Me Caprioli insiste sur la présomption de fiabilité des écrits pour un utilisateur de services qualifiés par les autorités ; ceci ne signifie pas que les écrits d’une personne qui n’utilise pas de service qualifié de signature ne valent rien mais seulement que cette personne devra alors apporter elle-même la preuve de la qualité et de l’authenticité de son acte. De même, l’utilisation de services qualifiés de signature ne suffit pas toujours à prouver l’authenticité du document.

Original et copie fiable

Le code ne comporte pas de définition de l’original mais il est communément admis qu’il s’agit de la première rédaction d’un acte, celle qui porte la signature des parties, par opposition à une reproduction, autrement dit par opposition à une copie.

L’article 1379 énonce que « La copie fiable a la même force probante que l’original » (la fiabilité étant toutefois laissée à l’appréciation du juge) et que « est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État. »

Cette dernière disposition renvoie à la très célèbre norme NF Z42-013 et surtout à la future norme norme NF Z42-026 (Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations) qui la développe et la prolonge, permettant la mise en œuvre de nombreux projets de numérisation de documents existants sur support papier (qui sont d’ailleurs le plus souvent déjà des copies papier et non des originaux au sens de la première rédaction (édition) d’un acte signé).

Une remarque personnelle sur cette démarche de dématérialisation (ou digitalisation) : on se focalise beaucoup sur la copie fiable issue du scan de documents qu’on continue de produire sous forme papier et on parle finalement assez peu de la production numérique native des documents. Il serait pourtant pertinent de se projeter davantage dans la production numérique de l’information engageante et de se préoccuper davantage du « circuit court » dans le domaine documentaire, comme je l’ai exprimé récemment dans ce billet Différence entre numérisation et dématérialisation.

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