À l’occasion de son Assemblée générale au STIF (Syndicat des Transports d’Île-de-France) au début de ce mois de mai, les adhérents du CR2PA ont discuté des thématiques qui seront abordées au sein des Ateliers et lors des tables rondes des prochains mois et des prochaines années car tout ne pourra être traité en 2017.
Il en ressort cinq axes de travail privilégiés :
La pédagogie
Cela concerne les méthodes de diffusion des MOOCs du CR2PA : idées de résumés du MOOC Mail via la sélection de quelques vidéos plus adaptées à tel ou tel public (création de parcours via des playlists à la demande) ; suggestion de traduire le MOOC ou du moins des extraits en anglais pour une diffusion au sein des groupes internationaux (un projet collaboratif entre le club est les entreprises adhérentes) ; bonnes pratiques de diffusion des vidéos du MOOC comme support de formation interne ou pour accrocher le dialogue dans d’autres directions (risque, DSI..), ou encore comme outil de discussion avec des partenaires extérieurs.
La connaissance des outils
Le 1er aspect est la comparaison des solutions que proposent les éditeurs en matière de GED (gestion électronique de documents) ou d’ECM (electronic content management) et des SAE (système d’archivage électronique), en lien principalement avec les projets de numérisation (scan) et de dématérialisation (à la source), la certification et la nouvelle réglementation sur la copie fiable.
Est également évoquée la connaissance des technologies qui impactent l’archivage, tant par les solutions qu’elles proposent que par les contraintes qu’elles imposent, comme le cloud (ex : Office 365), les formats (par exemple pour les mails) ou les procédés de signature électronique.
La qualification des données
Il convient de réfléchir et de développer les bonnes pratiques d’identification des documents et des données à archiver en raison de leur valeur de preuve et de mémoire, que ce soit, tous supports confondus, en sortie des processus métiers ou au sein des applications métiers telles que SAP ou, par exemple, d’une application spécifique à la gestion des affaires immobilières avec les questions de traçabilité liées à l’amiante, ou encore l’utilisation de l’audiovisuel comme preuve dans des processus de constats (douane, assurance).
C’est aussi, lorsqu’un outil de conservation des archives est imposé par l’entreprise, la qualification des données qui y sont gérées, pour répondre au besoin de pilotage du cycle de vie et à la maîtrise du risque, en parallèle du besoin de constitution d’archives patrimoniales.
C’est encore la question en vogue des données personnelles. Les données personnelles appartiennent à des documents qui sont archivés pour des raisons de traçabilité des actions de l’entreprise, avec des visions différentes mais convergentes entre archivage et protection de la vie privée.
Le pilotage
Le premier volet en termes de pilotage est la gestion de projet et plus particulièrement le pilotage d’un projet d’archivage managérial dans un groupe international.
Ensuite, la question des indicateurs de l’activité est posée à deux niveaux :
- d’une part, au niveau du management de l’entreprise, avec deux arguments forts : 1/ éviter les conséquences pénales d’un mauvais archivage et 2/ faire gagner de l’argent à l’entreprise par un archivage managérial des documents engageants.
- d’autre part, les indicateurs d’activité du service chargé de l’archivage (une norme est en cours sur ce sujet dans le secteur public).
Tout ceci rejoint le « baromètre de l’archivage managérial » dont la première édition a été réalisée en 2016 et qui sera mis à jour en 2018.
La prospective
Il s’agit pour le CR2PA de valoriser la place de l’archivage managérial dans la gouvernance de l’information. La gouvernance de l’information est bien plus large que l’archivage au sens technique du terme, mais qui comporte aussi des aspects liés à la production collaborative, à la documentation, à l’open data ou à la veille qui ne sont pas dans le périmètre du Club.
Le CR2PA a construit son activité depuis dix ans autour de la maîtrise du document à risque dans la durée, avec un postulat : l’intelligence de l’homme avant la machine.
Pour accroître la visibilité de ce discours original du CR2PA, pour l’enrichir et l’articuler avec des exigences telles que la conformité, la protection de la vie privée, la (cyber)sécurité, la sûreté ou la formation des collaborateurs, l’organisation d’une réflexion collective est nécessaire, avec les adhérents et avec tous les acteurs pertinents dans cette démarche.
Le CR2PA souhaite inviter à cette réflexion des acteurs institutionnels (par exemple l’ANSSI) et toutes les personnalités qui ont apporté leur expertise et leur témoignage lors des tables rondes ou dans les MOOCs, mais aussi en associant des représentants des générations Y et Z pour mieux comprendre les usages et les comportements au quotidien face aux nouvelles technologies.
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Le CR2PA est ouvert à toutes les entreprises qui veulent saisir cette triple opportunité de :
- disposer d’un patrimoine documentaire de qualité sur la gestion documentaire et l’archivage, avec une vision globale, cohérente et managériale ;
- échanger entre pairs et en toute confiance sur les enjeux, les écueils et les bonnes pratiques ;
- s’appuyer sur le Club pour faire valoir auprès du top management les leviers d’une maîtrise de l’information à risque dans l’entreprise, par exemple une bonne articulation de l’archivage managérial avec le Règlement général pour la protection des données personnelles.
Pour tout renseignement sur l’adhésion au CR2PA : contact@cr2pa.fr.
