LE RÉFÉRENTIEL ARCHIVAGE MANAGÉRIAL

Progresser sur la base d’un référentiel partagé

4ème livre blanc du CR2PA, ce référentiel pose les constats des enjeux de l’archivage managérial pour les entreprises et leur apporte une démarche méthodologique.
Conforté par les normes internationales sur le sujet, il oriente les entreprises dans l’approche stratégique à adopter pour un projet d’archivage : partenariats à construire avec d’autres métiers (qualité – risques – SI…), traitement des archives dans le cadre de fusions-acquisitions, archivage des e-mails, argumentation à l’égard des dirigeants…

« L’enjeu de l’archivage managérial est la pérennité de l’entreprise. Sa mise en oeuvre, pilotée par la direction générale, s’accompagne de la pédagogie nécessaire à la conduite du changement : chaque collaborateur est conscient de la valeur des documents qu’il crée ou utilise pour l’entreprise.
Quand les règles du jeu sont définies et comprises par tous les acteurs, les outils peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes. »

UNE AFFAIRE DE MANAGEMENT

L’archivage managérial, c’est d’abord la prise de conscience que, sans règles d’archivage, l’entreprise s’expose à des risques sérieux qui peuvent mettre en cause sa survie : décisions non documentées, informations toxiques sur-conservées, fichiers illisibles ou incompréhensibles…

Le bon niveau

« Le CR2PA est un think tank qui fait évoluer les idées sur un problème qui, aujourd’hui, n’est pas pris en compte au bon niveau dans l’entre­prise. »

Pierre FONLUPT, Président du Directoire de PLUS SA,
Président de la Commission
Nouveaux Dialogues du MEDEF
L’archivage managérial, expression française correspondant au « records management », est la réponse à une question que toutes les entreprises se posent : comment faire en sorte que les documents qui engagent la responsabilité de l’entreprise soient identifiés, bien conservés, sécurisés et accessibles selon leur nature, pendant le temps nécessaire, tout cela au meilleur coût ?
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LES RÈGLES AVANT LES OUTILS

L’enjeu de l’archivage managérial est la pérennité de l’entreprise. Cela passe par l’engagement de la direction et la pédagogie. L’humain est au cœur de l’archivage managérial. Quand les règles du jeu sont définies et comprises par tous les acteurs, les outils peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes.

Les archives, la mémoire institutionnelle et la conduite du changement

« Au moment où les grandes entreprises peuvent être sou-mises à des restructurations, avec des conduites du change- ment parfois très difficiles dans le cadre de la mondialisation, le rôle de l’archive peut aussi être de raconter une histoire sur le long terme, de participer à la conduite du changement ; de montrer qu’elle n’est pas un sujet à part de la vie de l’entre-prise mais qu’elle en est une dimension centrale. »

Emmanuel Hoog,
président directeur général de l’INA,
interview pour le CR2PA, septembre 2009

L’enjeu du « temps différé »

Comment convaincre, si le risque attaché à certains documents d’aujourd’hui ne sera mesuré que de-main ou après-demain ?
La gestion du temps différé, de l’impact demain de ce qui a été fait hier, est bien le handicap majeur de l’acceptation d’un processus d’archivage, dans la logique d’une entreprise où dominent la pression de la concurrence et les prises de décision à effet immédiat. Il suffit pour s’en convaincre, d’observer les indicateurs de performance et de résultat d’une « business unit » ou d’un cadre dirigeant d’entreprise. Le très court terme prime toujours.

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LE TEMPS DIFFÉRÉ

Le temps réel imposé par le monde numérique ne laisse plus le temps de prendre le temps. Les maîtres mots sont court terme et immédiateté. On agit dans l’instant sans mettre son geste en perspective. L’enjeu aujourd’hui n’est plus seulement dans la bonne gestion des traces produites mais dans le contrôle de la production des traces.

L’archivage managérial
« … c’est prendre en compte les lois qui définissent les documents à conserver, la gestion des connaissances qui permettra à la fois de protéger les savoirs mais aussi d’aider à l’innovation. »

Nathalie MORAND-KHALIFA,
Directeur Information Management Office, L’Oréal R&I, blog du CR2PA, 22 avril 2012

L’archivage managérial, c’est d’abord du bon sens

L’archivage managérial, c’est définir les responsabilités au sein d’organisations toujours plus com-plexes dans l’entreprise, mais aussi vis-à-vis de prestataires car, quel que soit le service rendu, l’entreprise reste propriétaire des documents confiés à des tiers.
Mais c’est aussi :

  • Piloter le cycle de vie des documents sensibles en relation avec le plan de continuité d’acti-vité et la protection des données;
  • Se donner les moyens d’une dématérialisation pertinente et réussie, par la réflexion amont qu’elle suscite et le re-engineering des processus, au-delà du changement de support;
  • Conforter la démarche d’innovation et de gestion des connaissances (le « KRM », Knowledge & Records Management) par l’analyse des enjeux stratégiques de la R. & D. par exemple.
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LES PROCESSUS METIERS

C’est dans le déroulement des activités métiers que les documents acquièrent leur statut de document engageant, seul ou solidairement (réception, validation, diffusion, mise à jour… ). En conséquence, le responsable de chaque processus est la personne la plus adaptée pour identifier les documents qui tracent les décisions et la mémoire.

L’information d’entreprise disséminée ici et là

Lorsque les entreprises/organismes introduisent de nouvelles technologies et de nouvelles méthodes de travail, il arrive que les anciennes méthodes et procédures d’archivage perdent en efficacité.
Bien souvent, les documents engageants (à archiver) sont conservés dans des bases de données centralisées ou dans des répertoires partagés. D’autres fois, et l’un n’exclut pas l’autre, ils sont disséminés et stockés sur les disques durs locaux des collaborateurs. Pour compliquer les choses, dans tous les cas de figure, l’information stockée va bien au-delà des seuls documents engageants.
Dans bien des cas, les mesures de contrôle de l’intégrité et de l’authenticité sont ignorées et les documents électroniques archivés se retrouvent inaccessibles, incompréhensibles et inexploitables pour l’entreprise/organisme ou pour l’institution archivistique.

Chacun fait « son » archivage dans son coin !

« Mes documents », « mes dossiers », « mon archivage ». Les individus (et la plupart des logiciels aussi) raisonnent comme si l’information d’entreprise appartenait à celui qui la rédige, la reçoit ou la traite.
Chaque collaborateur s’occupe naturellement de ses documents de travail : la documentation ex-terne qu’il a collectée pour s’informer, les copies de documents (contrats, rapports, notes) qu’il a imprimés ou téléchargés (et qui sont en principe conservés ailleurs), les documents en cours d’élaboration, les notes informelles pour préparer une réunion, etc.

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LE RÉFÉRENTIEL ARCHIVAGE MANAGERIAL

Progresser sur la base d’un référentiel partagé
4ème livre blanc du CR2PA, ce référentiel pose les constats des enjeux de l’archivage managérial pour les entreprises et leur apporte une démarche méthodologique.

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