Par François DELION – janvier 2026.
Jusqu’à l’avènement de l’informatique, archiver avait un sens à peu près clair pour nous tous francophones : il s’agissait, pour tout document dont l’importance nécessitait qu’il soit disponible sur un temps donné, de le stocker (entendez le ranger) dans un endroit assez sécurisé pour qu’il ne puisse pas disparaître, être modifié ou être remplacé par un autre et de le classer suivant une logique qui permette de le retrouver facilement dans le temps.
Lorsque la déferlante arriva, digitalisant nos activités petit bout par petit bout, nous remplaçâmes nos bons vieux stylos par des logiciels, pour la plupart venus d’outre-Atlantique, conçus en anglais et traduits littéralement sans se poser plus de question. C’est ainsi qu’apparut le mot « archiver » derrière les clics droits de nos souris. Outlook : « archiver le mail », SharePoint : « archiver cette version », pour ne citer que deux exemples. Et humains que nous sommes avons très vite oublié ce que signifiait d’archiver en français à cause d’une traduction littérale de « archives » en anglais vers « archives » en français. Or, si les mots sont les mêmes, leur sens est bien différent. Ce sont de faux-amis. Dixit le dictionnaire Cambridge, en informatique, « archive » (prononcez « arkaive » en anglais) signifie stocker un document dont on n’a plus besoin régulièrement mais qu’on veut conserver tout de même.
Et là, tout devient limpide ! On comprend comment notre idée de l’archivage s’est naturellement dévoyée.
Dans mon métier d’archiviste je fais face régulièrement à des personnes qui me disent qu’elles archivent (arrivé à ce point du billet, je comprends maintenant pourquoi). Et la plupart du temps, je leur réponds que c’est bizarre car je n’ai rien vu passer dans mes outils qui sont justement les outils d’archivage de notre entreprise. Il est donc temps, je crois, de remettre nos pendules francophones à l’heure et de définir ce que veut vraiment dire archiver.
Les informations que nous produisons ou recevons n’ont pas toutes le même niveau d’exigence. Pour certaines, j’ai simplement besoin de les retrouver le temps de leur utilité. Pour d’autres, je vais devoir également m’assurer qu’elles ne pourront pas être modifiées dans le temps et enfin pour d’autres encore faire la preuve qu’elles n’ont pas subi d’altération et que ceux qui en ont besoin la retrouveront aisément dans le futur. 3 niveaux se dévoilent dans ces besoins. Et nous allons voir qu’ils s’imbriquent comme des poupées russes. Pour mieux comprendre prenons l’exemple d’un contrat.
Le stockage : dans sa phase de rédaction mon contrat va subir de multiples relectures qui vont le faire évoluer. Cette phase peut prendre un certain temps. Ce dont j’ai besoin pendant cette phase c’est simplement de pouvoir le retrouver plus tard pour continuer à le rédiger, sans contrainte particulière de sécurité ou autre. Bref, j’ai besoin, ni plus ni moins de le ranger sur un support quelconque. C’est le premier niveau, le stockage.
La conservation : mon contrat a été validé. Tout le monde s’est accordé sur le fond et sur la forme. Il est prêt à être signé. A ce moment de la vie du contrat, je vais toujours avoir besoin de le stocker, mais désormais dans des conditions qui garantissent son intégrité (non modifiable), sa pérennité (accessible aussi longtemps que de besoin) et sa lisibilité (lisible avec les outils dont je disposerai dans le futur). Bref, là encore, j’ai besoin de le ranger mais cette fois-ci sur un support qui apporte certaines garanties. C’est le deuxième niveau, la conservation.
Dans notre exemple, sur le temps court, la conservation me suffit car je garde la maîtrise de mon document. Je sais le retrouver facilement. J’en assurerai sa diffusion pour signature et je gèrerai moi-même son obsolescence en cas de revirement.
L’archivage : j’ai récupéré mon contrat signé et le dossier de preuve qui l’accompagne. Je vais toujours avoir besoin de le stocker, plus encore de le conserver. Mais désormais dans des conditions qui permettront :
- d’apporter la preuve dans le futur qu’il a été conservé dans les règles de l’art ;
- de le rendre accessible facilement aux personnes autorisées ;
- de comprendre le contexte dans lequel il a été produit ;
- de gérer sa durée de conservation.
Bref, j’ai toujours besoin de le stocker sur des supports qui assurent sa bonne conservation. Mais maintenant à l’aide d’outils pour gérer cette conservation. C’est le troisième niveau, l’archivage.
Dans un prochain billet, nous nous demanderons à qui incombe l’archivage et quelles sont les solutions pour retrouver facilement une archive et comprendre son contexte.
