3 questions à Marie Laperdrix,
cheffe du service des archives aux Ministères de l’Economie et des Finances, et de l’Action et des Comptes publics
« Il faut former les agents à la valeur des données qu’ils manipulent. C’est ce que nous essayons de faire à travers ce projet »
Marie Laperdrix pilote la création d’une matrice d’évaluation du caractère stratégique des données à destination de l’ensemble des agents de Bercy. Ce projet s’inscrit directement dans la maîtrise des risques et le plan de continuité d’activité (PCA) du ministère.
1/ Pouvez-vous nous expliquer le contexte du projet d’identification des documents stratégiques sur lequel vous travaillez à Bercy ?
Bercy regroupe deux ministères : d’une part, l’Economie et les Finances et d’autre part l’Action et les Comptes publics. Cela génère une masse de données considérable, dont un certain nombre sont stratégiques. Il est nécessaire que l’ensemble des agents y soient sensibilisés.
Dans la lignée du plan de continuité d’activité ministériel, nous avons donc lancé un travail d’identification des documents stratégiques. Nous avons travaillé à l’élaboration d’une matrice pour accompagner les services dans ‘évaluation de la valeur des données qu’ils produisent.
Quelle méthode a été adoptée pour ce projet ?
La première étape a été de réaliser un audit des risques documentaires des services pilotes (ie. Sous-direction Cadre de vie du secrétariat général- 890 agents). Ensuite, nous avons procédé à un audit de maturité des services face à ces risques. Nous avons fait ce travail sur le numérique mais aussi sur les documents papier.
C’est un projet qui a été mené de façon transverse, avec en appui des informaticiens, des juristes et le chargé de maîtrise des risques de notre sous-direction. La grille est élaborée et testée avec les différents métiers de la sous-direction (RH, immobilier, sécurité, courrier, etc.). Pour cela, nous nous sommes inspirés de la méthode des archives nationales américaines (NARA), ainsi que d’une méthode de maîtrise des risques pure : nous sommes partis des problématiques de terrain et nous avons adapté nos méthodes archivistiques à leurs besoins.
Quels changements cela va impliquer dans l’organisation des services ?
Les changements d’organisation vont avoir deux volets : d’une part, pour le top management des différents services. Cette matrice va leur permettre d’avoir une liste restreinte de documents stratégiques afin de se focaliser sur des points d’attention particulier et de bénéficier d’une meilleure visibilité sur les données importantes de leurs services. D’autre part, les agents eux-mêmes auront une meilleure vision de leurs responsabilités face aux données. Par exemple, ils sauront que telle donnée doit nécessairement être archivée par leurs soins car personne à l’échelle ministérielle n’est supposé le faire, afin de limiter les confusions et la multiplication des archivages. Il faut former les agents à la valeur des données qu’ils manipulent. C’est ce que nous essayons de faire à travers ce projet.
La matrice est actuellement en phase d’expérimentation. Au printemps, nous la finaliserons grâce aux retours qui nous seront faits en interne au secrétariat général, pour généraliser son usage à l’ensemble des directions dès le 2e semestre 2019.
