La clé est de partir d’un « bon document » …
La qualité d’un archivage se prépare en amont, dès la production des documents. Au-delà du contenu de ce document, son formalisme et des métadonnées permettent :
- d’identifier son origine et ses dates clés (référence et versionnement),
- de le positionner dans le toujours plus vaste monde des informations (taxinomies, classement),
- de le caractériser vis-à-vis de la sensibilité de son contenu (confidentialité et données personnelles),
- de le caractériser en vue de sa conservation (archivage).
L’utilisateur qui part d’une feuille blanche est focalisé sur son contenu, c’est la tâche principale qu’il réalise, souvent avec la pression courante… alors, pensez, tout ce qu’il faudrait mettre autour !!
Et pourtant, dans le temps et dans la dimension collective, « tout ce qu’il faut mettre autour » est essentiel, car le document est le vecteur de la transmission, du partage de l’information, mais aussi des exigences « légales » et de la mémoire collective.
Pour sortir de ce grand écart entre travail individuel et intérêt collectif, il faut des solutions : associer facilité et rigueur. Et pour cela … ne pas partir d’une feuille blanche, prendre un chemin déjà préparé !
Car il est rare que l’on réinvente tout, et que repartir d’un existant pour le modifier répond sûrement à plus de 95% des cas. Encore faut-il que l’existant lui-même soit « bien sous tous rapports » et qu’il ne soit pas issu d’une longue lignée d’approximations personnelles.
Comment concilier facilité et rigueur ? …par le modèle de document qui s’imprègne de son environnement.
Un document en Entreprise doit se faire – à notre époque – dans un espace de travail partagé et organisé. Il est possible de tirer automatiquement de ce contexte de travail presque tous les éléments périphériques nécessaires : un formulaire ou un plan type métier avec des règles de confidentialité et de conservation nominales ; un dossier, un contrat, ou une affaire en référence ; une liste d’ayants-droits, … enfin tout ce que l’on trouve naturellement dans un système structuré (comptabilité, achats,…) et jamais dans le monde bureautique.
Il est courant de créer facilement et rigoureusement des documents, quand on génère des factures, des bulletins de salaire, des commandes achats. Cela porte un nom : l’éditique.
Mais le problème vient de tous ces documents qui sont travaillés dans un monde bureautique personnel et pas dans un environnement métier. Les documents y sont ramenés par l’auteur une fois qu’ils sont réalisés… trop tard !
Concilier bureautique et espace Métier, déjà une réalité…
Le principe de documents bureautiques en environnement métier est mis en œuvre avec succès dans le système documentaire de PSA Peugeot Citroën : créer / versionner des documents dans des «espaces de communautés » Projets, Métiers, … qui imprègnent le document avec son contexte.
C’est une GED qui permet la rigueur puisque la fiche documentaire qui accompagne le(s) fichier(s) du document, rassemble les métadonnées descriptives (référence, version), de classement, de confidentialité. Et si ces informations sont héritées pour la plupart de « l’espace de la communauté », l’auteur garde la main pour les modifier.
Un nouveau document y est créé de façon préférentielle à partir d’un modèle, parmi ceux sélectionnés et mis à disposition dans chaque « espace de communauté ».
Le système est conçu pour favoriser la création à partir d’un modèle, et pour l’imprégner du contexte de travail : rigueur et facilité sont réconciliées.
Aller plus loin dans les modèles, pourquoi pas avec un produit comme Osidoc d’OSTENDI ?
Le modèle … pour qu’il le reste, nécessite une vraie gestion : des mises à jour, notamment des paragraphes types, une surveillance de la cohérence de rédaction de champs ou paragraphes sur certaines valeurs…. et ce n’est pas si simple de proposer une voie ni trop libre, ni trop contrainte.
De plus l’interaction entre un système d’information et le monde bureautique est techniquement complexe.
J’ai eu une présentation du produit Osidoc d’OSTENDI. Il me semble comporter des atouts certains pour une vraie gestion des modèles.
Il constitue :
- une jonction avec un environnement de travail Métier (récupération des métadonnées de contexte)
- une capacité de « formulaire » dynamique pour travailler le contenu à partir d’une trame type, y compris pour des documents épais et avec des règles de cohérence intégrées au modèle,
- la capacité d’éditique pour renvoyer au système une version terminée du document et de ses métadonnées.
Lauréat du E-doc Awards à Documation 2013, il est déployé dans des petites et des grandes structures.
Les déploiements d’Osidoc vont de 5 postes utilisateurs finaux (la DRH d’un grand groupe de 22 000 collaborateurs) à 35 000 postes (au sein d’un syndicat immobilier comprenant 10 000 agences). Les contenus des modèles sont ceux des clients ainsi que leurs règles tant de présentation que règles d’intégrité juridique, SI, …
Il pourrait, je pense, vous intéresser car il est à même de réduire cette vaste zone du désordre numérique, qu’est le document bureautique dans les Entreprises et Organisations.
Contact : maurice.calvo@ostendi.com
NB : et tout ceci vaudrait également pour les mails, selon le Livre Blanc du CR2PA sur l’archivage des mails engageants !
