La manifestation du CR2PA « Le mail dans tous ses états ! » s’est déroulée le mardi 30 juin dans les locaux de LCL, membre du CR2PA, à Villejuif. Elle a réunit 80 personnes représentant une cinquantaine d’entreprises.
La question des mails a été débattue en deux temps.
Dans une première partie, plusieurs adhérents du club ont présenté, sous forme de cartes postales, leur expérience de la gestion et de l’archivage des mails :
- leviers et contraintes chez Bouygues Telecom, avec François DELION ;
- historique de la gestion des mails et projets en cours chez Total SA, avec Christophe BINOT et Myriam ZACCOMER
- le mail : un document comme les autres pour la data retention policy de L’Oréal, avec Nathalie-MORAND-KHALIFA
- le slogan de la BnF : Soyez fluides, videz et apprenez !, avec Aurélien CONRAUX.
Cette première partie s’est ponctuée par un retour sur le livre blanc « L’archivage des mails ou les utilisateurs face aux mails qui engagent l’entreprise » publié en 2009 sous la conduite de Daniel COLAS (on note au passage que l’expression « document engageant » est née au CR2PA à l’occasion de ce travail). Marie-Anne CHABIN a ensuite illustré par quelques exemples l’importance du mail dans l’actualité nationale et internationale.
La deuxième partie des échanges s’est faite sous forme de table ronde, animée par Richard CAZENEUVE et réunissant :
- Isabelle RENARD, avocat au barreau de Paris, Docteur Ingénieur, Cabinet I. Renard
- Marie-Madeleine SALMON, directrice du service documentation chez Publicis
- Frédéric CHARLES, Stratégie & Gouvernance du SI – Data, Architecture & Relations Numériques chez SUEZ environnement.
Résumé des échanges :
Le mail se présente comme un vecteur d’information qui va perdurer mais dont l’usage doit être mieux contrôlé. Les pratiques sont très disparates car la messagerie électronique est un outil informatique qui a été déployé sans accompagnement des collaborateurs.
Le mail fait gagner du temps mais génère beaucoup de travail qui ne sert à rien pour l’entreprise et, dans le même temps, beaucoup d’information se perd dans les boîtes de messageries personnelles. Les questions de volume et d’encombrement de serveur ne sont pas les plus prégnantes finalement.
À partir du moment où l’information sort de l’entreprise, elle peut servir de preuve, quelle que soit la forme. Le droit tâtonne encore mais il y a beaucoup de jurisprudence. Dans certaines entreprises, si un mail est engageant, il ne part pas sans contrôle, mais dans beaucoup d’autres, les collaborateurs agissent de manière désordonnée et il faudrait revenir à une situation plus saine.
La réponse aux enjeux se situe clairement au niveau du management et non des outils. De l’avis de tous, la solution passe par une segmentation des usages et une formation des utilisateurs.
Les entreprises courent derrière la technique des collaborateurs qui ont toujours, à titre privé, des outils plus performants qu’au bureau ; et le problème ne se limite pas aux mails.
Les acteurs du marché ont tendance à proposer des solutions pour tout conserver sur des serveurs parfois lointains ou pour sécuriser les données mais les solutions qui aident à la conservation ou à la destruction des mails périmés sont rares. C’est une réelle préoccupation.
Voir le compte rendu détaillé et les présentations (réservé aux adhérents du CR2PA).
