Les responsables de projet d’archivage se sentaient orphelins dans leur entreprise. Ils ont maintenant trouvé une famille. Retour sur un parcours en trois étapes.
Fin du XXe siècle : l’archivage, c’est l’affaire des autres…
Il y 20 ans à peine, une éternité pour les accros du « tout connecté », on côtoyait en entreprise, ceux qui avaient pour tâche la gestion de l’archivage : secrétaires, agents de classement, archivistes, petites mains et tous les autres qui ne se sentaient en rien concernés. Ce temps est heureusement en passe d’être oublié.
Début des années 2000 : une responsabilité identifiée mais en déshérence
Il y a moins de 10 ans, on observait un début de prise de conscience de quelques dirigeants, face au patchwork documentaire (papier, disquettes et CD illisibles, documents numérisés…) que l’on trouvait dans les boîtes d’archives et qui amenait les plus « curieux » d’entre eux à engager une réflexion.
Le tsunami numérique guettait, il fallait peut-être faire quelque chose, compte tenu des risques documentaires croissants !
Les plus visionnaires décidaient d’engager un projet d’archivage, sans tarder.
Je fais partie de ces pionniers de l’exercice, n’étant pas issu du sérail des « archivistes », ma première réaction est de me dire que le projet n’est pas sexy ! Comment s’y prendre ? Où sont mes alliés dans l’entreprise ? Quel sera le bénéficiaire ? Où sont les responsabilités ? Sur qui s’appuyer pour structurer la démarche ?
Mais, comme dans le désert, personne à l’horizon ! Dans quelle direction aller ? On se sent alors bien seul. Une planche de salut: le web ? mais que de confusion dans les solutions envisageables sur étagères (« ne vous inquiétez pas, on s’occupe de tout » alors que je n’ai pas encore exprimé mon besoin) ; le vocabulaire hétérogène à souhait : un maquis de normes difficile à décrypter, des discours confus, beaucoup d’anglicismes inutiles !
Pour tout dire, j’étais un directeur de projet bien orphelin et désemparé.
Seule satisfaction, mais bien modeste, je découvre que je ne suis pas le seul orphelin à chercher ma voie, en engageant mon premier benchmarking avec d’autres entreprises.
Des questions se posent : Comment nous fédérer, porteurs de projet ?comment identifier les bonnes pratiques ?comment sensibiliser le management qui est directement concerné mais ne le sait pas forcément ?
C’est ainsi qu’est né en 2008 le CR2PA, le club dédié à des utilisateurs qui peuvent travailler en confiance, afin que chacun puisse bénéficier des bonnes pratiques de ses « aînés », et y trouve une légitimité naturelle dans son entreprise ; en un mot y rencontre une nouvelle famille, un réseau social concret. Ces échanges et les livrables partagés constituent un véritable accélérateur de pré requis pour réussir son projet d’archivage, en y gommant sans hésitation, tous les « bruits » parasites.
2015 : un MOOC sur l’archivage largement partagé
La brique du MOOC du CR2PA: « Bien archiver: la réponse au désordre numérique » vient tout récemment de compléter la boîte à outils du responsable de projet et de ses correspondants dans l’entreprise. Tout en mettant en perspective le meilleur cheminement pour réussir son projet d’archivage managérial, il offre un langage commun à la portée de tous.
Le panel des nombreux témoignages de chefs de projet et d’experts qui jalonnent le MOOC permet par ailleurs d’affirmer le caractère « universel » de ce projet transverse d’entreprise. C’est un atout majeur pour convaincre définitivement son commanditaire (direction générale, sponsor, directeur …), encore trop souvent perplexe face à des risques documentaires qui seront avérés dans le futur. Parler de temps différé n’est pas chose facile en entreprise quand tous les indicateurs d’objectif privilégient le court terme !
Avec le MOOC, un nouveau cap est franchi, l’orphelinat a fermé ses portes. La famille d’accueil du CR2PA ouvre grand les siennes pour accompagner vos premiers pas, vous conseiller, partager les bonnes pratiques et vous abriter sous son arbre de vie qui enracine l’entreprise dans une gouvernance efficace de l’information à risque ; un formidable accélérateur pour réussir votre projet. Rose Robinier et son équipe des Serres d’Eupéa peuvent en témoigner : le chemin est tout tracé.
Pour conclure, voici un témoignage d’un de nos adhérents, parmi de nombreux reçus ces dernières semaines : « on se sent « orphelins » dans nos entreprises, on a l’impression d’être à la traîne par rapport aux autres, mais finalement, quand on suit le MOOC avec attention l’on se rend compte qu’on n’est pas tant en retard que cela ! »
La montagne est tellement plus facile à gravir lorsque l’on est en cordée. Avec une cordée, que de temps gagné !
