Cette enquête, menée auprès des entreprises et organismes adhérents du club , a pour objectifs de connaître, au sein des entreprises et organismes publics, le niveau de maturité de la démarche d’archivage managérial, de permettre à chaque organisation d’évaluer son positionnement par rapport à celui de ses pairs, et d’établir une mesure de la progression de cette maturité, par le renouvellement régulier de l’enquête.
La dernière édition du baromètre avait été réalisée en 2017. Il faut être très prudent dans les comparaisons, du fait notamment du faible effectif de l’échantillon. En tenant compte de cette réserve, le nouveau baromètre montre des éléments de stabilité, et des évolutions dans le paysage de l’archivage managérial.
Ce qui est stable :
- La fonction de records manager est généralement présente dans les grandes entreprises, mais elle n’est pas reconnue comme un « standard » de l’organisation. En témoigne la grande diversité des rattachements annoncés par les participants : services généraux, juridique, secrétariat général, DSI, communication, etc…
- Seule la moitié des entreprises annonce avoir une démarche d’archivage entièrement déployée, et 12% seulement arrivent au stade d’avoir un système d’évaluation.
- La sensibilisation des Directions Générales reste à des niveaux hétérogènes. Sur le panel des entreprises interrogées elle semble même en régression (56% pour 69% en 2017).
- La politique d’archivage et le référentiel de conservation sont les briques de base de la construction de la démarche, en tendance positive sur notre panel.
- La démarche se construit avec une fonction centrale animant un réseau de référents.
La dimension de gouvernance de l’information n’était pas développée dans le précédent baromètre. Les réponses aux questions montrent que :
- Le maillage avec les autres composantes de la gouvernance de l’information (DPO, protection de l’information, RSSI) est réel.
- Les enjeux cités en premier sont ceux de la protection, mais le thème « contribuer à la performance » est également bien présent.
Ce qui change :
- Le pourcentage des entreprises pour lesquelles le projet d’archivage fait suite à un incident a fortement diminué : la démarche d’archivage passe du curatif au préventif, dans une vision plus globale de la gouvernance de l’information d’entreprise.
- La prise en charge de l’archivage des documents numériques est maintenant générale, au même niveau que celle des documents papier, ce qui n’était pas encore le cas en 2017.
- La présence d’un Système d’Archivage Electronique a nettement progressé, à 64% pour 27% en 2017, dont 12% certifiés.
- De même, pour l’archivage papier, la disponibilité d’un inventaire centralisé progresse.
- 32% des entreprises ont aussi de l’archivage natif dans les applications métiers.
- Mais… la prise en charge des emails reste un angle mort des dispositifs d’archivage (40%, sans évolution).
Ce qui est nouveau… et à suivre :
- La moitié des entreprises interrogées considèrent que le télé-travail et les politiques de flex-office ont une incidence sur l’archivage.
- La signature électronique est présente dans plus de 90% des entreprises, mais 28% seulement maîtrisent les exigences de son archivage.
- Plus de 90% également pensent que l’Intelligence Artificielle peut être un facteur d’innovation pour l’archivage, et 20% se sont déjà engagées sur ce terrain.
Les résultats complets sont accessibles ici.
Bruno Lalande – 4 juillet 2024
