Une belle fin de journée d’avril. Le balcon filant de la salle panoramique de la maison de la radio et sa vue imprenable sur tout Paris et ses environs. Voilà le décor offert par la FnTC pour nous présenter son vade-mecum juridique de la digitalisation des documents et des échanges.
Si à l’origine, il se présentait sous la forme d’un court fascicule, cette 7ème édition, toujours rédigée par le cabinet d’avocats CAPRIOLI & Associés, se pose désormais comme une véritable bible de 216 pages, là où la précédente version de 2016 n’en avait « que » 100.
Cet enrichissement est à la mesure de la place que la digitalisation a pris dans nos vies. Présente partout, dans tous les métiers, levier de croissance incontournable, elle nécessite un cadre juridique clair et cohérent. L ‘ambition réussie de ce 7ème Vade-mecum juridique est de dresser un état des lieux tant national qu’européen de ce cadre pour les domaines de la digitalisation dans la sphère privée et dans la sphère publique. Bien entendu, les questions liées à l’archivage n’ont pas été oubliées dans ce guide. Il est enrichi de 2 focus dédiés au règlement européen sur l’identification et les services et à la protection des données à caractère personnel.
Il ne s’agit pas ici d’en produire un compte-rendu ou une synthèse, mais de restituer quelques points marquants que nous avons relevés au cours de la présentation, axée sur les évolutions (nombreuses) du droit et de la jurisprudence depuis la dernière édition de 2016.
- La digitalisation dans la sphère privée
En matière juridique, tout l’enjeu est de conserver la valeur juridique initiale du document dans le processus de dématérialisation.
Le domaine de la digitalisation s’étend : les opérations de cautionnement et de gage peuvent maintenant être dématérialisées.
Le domaine du contentieux de la signature électronique s’étend également, le point n°1 étant de pouvoir prouver l’identité du signataire. La plupart des signatures électroniques sont aujourd’hui des signatures « à la volée », pour lesquelles le fichier de preuves est indispensable.
Sont apparues : la reconnaissance de la copie fiable comme équivalente à l’original, la lettre recommandée électronique, la numérisation des notes de frais.
La facture électronique est obligatoire dans la sphère publique et le devient à partir de 2024 dans la sphère privée.
L’ANSSI a publié son référentiel PVID pour les prestataires de validation d’identité à distance, et une première société vient d’être certifiée.
- La digitalisation dans la sphère publique
En 2017, l’objectif avait été fixé d’être à 100% de procédures dématérialisées en 2022. On n’y est pas tout à fait, mais ça bascule très vite. Ces procédures se généralisent pour les échanges entre usagers et administrations, échanges entre administrations et échanges entre administrations et agents.
Le mouvement de dématérialisation concerne aussi les collectivités territoriales, sous leur propre responsabilité.
Tout le processus de la commande publique est, sauf exceptions, dématérialisé.
Dans le domaine de l’archivage public, le SIAF a publié en 2022 une note relative à l’externalisation, en distinguant l’externalisation d’hébergement de l’externalisation de conservation des archives.
Au niveau européen de nouveaux règlements ont vu le jour comme le Data Act, le Data Governance Act et le European Health Data Space.
- L’identification électronique
Ce domaine est régi depuis 2014 par le règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance (eIDAS).
Une nouvelle version est en cours de discussion dans les instances européennes. « Ce sera plus qu’un bouleversement : une révolution ! ». Parmi les nouveautés :
* Le portefeuille d’identité numérique ;
* De nouveaux services de confiance, en particulier un service d’archivage électronique qualifié.
- La protection des données à caractère personnel
Dans ce domaine, l’actualité depuis 2016 c’est bien entendu la mise en application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Pour les prestataires de services de confiance, il apporte une évolution majeure avec la notion de responsabilité conjointe entre le responsable de traitement et le prestataire.
En bref, ce vade-mecum est une référence des plus précieuses. Si vous n’avez pas pu assister à sa présentation, retrouvez ici sa version téléchargeable.
