L’archivage managérial, c’est la prise de conscience que, sans règles d’archivage, l’entreprise s’expose à des risques sérieux qui peuvent mettre en cause son image de marque et sa réputation.
L’archivage a toujours contenu un volet managérial, pour la simple raison que tracer ou non une décision ou un constat, archiver ou non un document, conserver ou détruire des données, est un geste fort, un geste qui engage la responsabilité des dirigeants dès lors que ces documents fondent les droits et supportent les intérêts de l’entreprise et de ceux qui y travaillent.
Un archivage de qualité permet de répondre aux obligations légales et à un besoin juridique dans sa dimension probatoire, mais également à une finalité patrimoniale de préservation de nos actifs matériels ou immatériels, dans leur dimension documentaire. Il doit également être générateur d’économies en mettant à disposition rapidement les documents archivés, et assurer une meilleure défense des intérêts en entreprise lors de négociations, d’audits ou de contentieux.
En France, la norme de référence pour l’archivage électronique est identifiée sous le code de libellé NF Z42-013 depuis 2009.
Depuis mardi 6 octobre 2020, un nouveau texte est disponible au public sur le site AFNOR. Ce texte évolue de plusieurs façons.
La version de 2009 s’intitulait : « Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes ».
La nouvelle version de 2020 de cette norme prend une nouvelle orientation avec son nouveau libellé « Archivage Électronique – Recommandations et Exigences« . Elle va permettre de rendre plus opérationnelle la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique en :
- Intégrant les documents numériques et les données ;
- Proposant une approche offre de service ;
- Organisant et harmonisant les métadonnées en trois catégories (techniques, gestion et description).
Cette révision de la norme intègre ou fait le lien avec des aspects normatifs issus :
- des normes de systèmes de management comme l’ISO 30301 pour les systèmes de gestion des documents, l’ISO 27001 pour la sécurité des systèmes d’information et l’ISO 9001 pour le concept d’information documentée;
- de la norme ISO 14741 concernant le modèle OAIS ;
- des normes NF Z 42-020, NF Z 42-026, ISO 8601, ISO 14641, NF ISO 15489-1, NF ISO 20614.
Cette norme destinée aussi bien aux donneurs d’ordre qu’aux différents prestataires est structurée sous la forme d’exigences et de recommandations déclinées en trois familles :
- Celles concernant les fonctionnalités à destination des prestataires (comme les éditeurs et les intégrateurs) comprenant 115 exigences liées aux fonctionnalités d’un système d’archivage électronique accompagnées de 35 recommandations complémentaires.
- Celles concernant l’organisation d’un système d’archivage à destination d’un tiers archiveur externalisé ou pour un Système d’archivage internalisé sous la forme de 121 exigences liées à l’organisation à mettre en place autour des services proposés par un Service d’Archivage (SA) accompagnées de 48 recommandations.
- Celles concernant l’infrastructure opérant la fonction et le service pour un prestataire en mode Saas (software as a service) avec 39 exigences liées à l’infrastructure d’un SAE accompagnées de 12 recommandations.
Des évolutions majeures comme par exemple:
- L’usage de la terminologie du modèle OAIS (Open archival information system ou « système ouvert d’archivage d’information »). Ce modèle conceptuel est destiné à la gestion, à l’archivage et à la préservation à long terme de documents numériques. Il permet d’unifier les concepts et de découper clairement les étapes de l’archivage, clarifiant ainsi les responsabilités des différents acteurs, notamment dans un contexte d’interopérabilité ;
- La volonté de rester disponible aux évolutions technologiques du domaine numérique avec l’expression par exemple du principe de chaînage des journaux pour garantir l’intégrité des archives sans préconiser le seul usage de la technique « blockchain » ;
- La numérisation d’originaux ne fait plus que l’objet de recommandations et de renvoi vers des textes comme la norme NFZ42-026 pour la réalisation de fidèle rendu fiable avec un SAE ;
- La fonction gel décrite.
Sur la base de ce nouveau document, une révision est engagée du référentiel de certification NF 461 définissant les modalités d’application de la nouvelle norme pour accorder la marque. Il permettra un contrôle régulier par un organisme certificateur compétent, indépendant et impartial garantie d’un produit ou d’un service certifié de qualité dans la durée.
Pour tous ceux et celles qui envisagent de disposer d’un système d’archivage électronique, ces deux documents norme NF Z42-013 et marque NF461 apporteront les points clefs à respecter dans la rédaction des spécifications techniques de leur besoin.
Bernard Ouillon
RTE
