La conservation des archives publiques par un tiers archiveur nécessite un agrément. Celle-ci est encadrée depuis 2009 par les deux textes réglementaires:
- Code du patrimoine : articles L212-4 et R212-1
9 à R212-31. - Arrêté ministériel du 4 décembre 2009 précisant les exigences relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée.
A compter du 1er janvier 2021, le contexte juridique du tiers archivage des archives publiques changera en France. Pour pouvoir offrir une prestation d’archivage numérique hébergé pour les archives courantes et intermédiaires, la solution devra être certifiée NF 461 délivrée par Afnor Certification sur la base de la norme NF 42013.
Pour rappel, le processus de certification NF 461 délivrée par l’AFNOR depuis 2012 est réalisé par des auditeurs externes vérifiant la conformité d’un SAE et de son organisation associée en regard des exigences de la NF 42013 décrit dans le référentiel de certification communiqué par AFNOR Certification.
Le certificat délivré suite aux audits porte sur une solution clairement identifiée. Cette solution a fait l’objet du dépôt d’un dossier la décrivant avec précision. Il s’agit d’une certification « Produit » et non d’une certification de « Service ».
Il faut comprendre qu’un prestataire ou une entreprise n’est pas certifiée NF 461 en tant que personne morale. C’est son Système d’Archivage Electronique qui le sera. A noter, par exemple, qu’une société peut proposer plusieurs solutions d’archivage en tant que tiers archiveur numérique mais que seule une des solutions est certifiée.
Le client potentiellement intéressé par une prestation avec cette société tiers archiveur numérique devra être vigilant en vérifiant sur le certificat librement accessible que la solution proposée est bien celle qui est certifiée NF 461.
Bernard Ouillon
