Voici le programme de la semaine 2 du MOOC « Bien archiver : la réponse au désordre numérique » pour sa 3e session, intitulée « Quoi? L’information à conserver ? »
Vous pouvez poser des questions sur ce blog ou sur le groupe Linkedin du CR2PA.
Introduction à la semaine 2 (S2A, MOOC « Bien archiver »)
Quel est sur le statut de l’information face à l’archivage ? L’introduction à cette semaine 2 distingue trois grandes valeurs de l’information à risque dans le temps…
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La valeur du document (S2B, MOOC « Bien archiver »)
Dans cette vidéo, Marie-Anne CHABIN explique pourquoi le premier critère pour archiver un document est sa valeur, quel que soit son support. Mais le support est indissociable de l’information archivée. En fait, ce qu’on archive est un contenu + une date + un contexte, autrement dit un document.
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Types de documents, poids de l’information (S2C, MOOC « Bien archiver »)
Les 13 slides de cette présentation analysent la notion de type de document, la relation entre l’original et la copie, entre le document et le dossier. La valeur du document est liée au risque qu’il porte ; de ce point de vue, il « pèse » plus ou moins lourd : certains documents sont vitaux, d’autres moins importants.
Les valeurs de l’information (S2D, MOOC « Bien archiver »)
Nathalie MORAND-KHALIFA présente les caractéristiques des documents qui engagent l’entreprise. Marie-Anne CHABIN présente les documents de mémoire. Une troisième catégorie est constituée par les traces de toutes les actions (les données) enregistrées aujourd’hui dans les outils.
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Documents à archiver, témoignages (S2E, MOOC « Bien archiver »)
Bruno A. BERNARD, Nathalie GRIMAUD, Christine MARTINEZ et Bernard OUILLON témoignent, chacun avec leur expérience de l’importance de bien archiver : données de la recherche, produits et documents de l’industrie du luxe, documents engageants une collectivité territoriale, documents liés à la sécurité des installations dans le monde de l’énergie.
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Archiver ou ne pas archiver ? (S2F, MOOC « Bien archiver »)
Présentation (14 slides) qui explique que mettre les documents en sécurité ne suffit pas. Il faut choisir les bons, ceux qui engagent la responsabilité et constituent une preuve ou une trace pour demain. Mais ça ne suffit pas, il faut aussi penser à produire les documents qui traceront ce qui a été fait. Et gare à l’information toxique qui ne devrait pas être produite !
Forme et valeur des documents (S2G, MOOC « Bien archiver »)
Cette présentation assez développée (21 slides) expose en quoi la forme du document a une influence sur sa valeur. La forme recouvre à la fois la présentation matérielle, le format, l’état d’achèvement, la validation, le classement. Exemples avec la notion de dossier et la notion de version.
Unités de mesure des volumes archivés (S2H, MOOC « Bien archiver »)
Il est important de savoir estimer de manière fiable les volumes archiver, pour des raisons de bonne gestion du flux et du stock, et pour un bon pilotage de l’archivage. Les unités de mesure des archives papier et des archives numériques ne sont pas les mêmes pour le stockage, mais il faut aussi savoir mesurer les documents en tant qu’entités logiques documentaires et archivistiques.
Étude de cas: les Serres d’Eupéa-Enquête (S2Ia, MOOC « Bien archiver »)
Camille Charpentier est chargée par la directrice des Serres d’Eupéa, Rose Robinier, d’enquêter dans l’entreprise pour savoir qui produit des informations à risque et sur quel support (papier ou numérique) et comment cette information est gérée. Camille analyse, pour chaque grand processus, les documents qui engagent l’entreprise. Elle est aidée de ses collègues juriste et informaticien.
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Étude de cas: les Serres d’Eupéa-Synthèse (S2Ib, MOOC « Bien archiver »)
Présentation PPT des documents à risques aux Serres d’Eupéa avec le volume et la durée de conservation associés, avec un focus sur les documents stratégiques et une évaluation de la messagerie électronique.
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Étude de cas: les Serres d’Eupéa-Comité de direction (S2Ic, MOOC « Bien archiver »)
Camille présente les résultats de son enquête sur la gestion de l’information et l’archivage au Comité de direction des Serres d’Eupéa. Il y a une discussion sur la différence entre stocker et archiver : ce n’est pas la même chose ! Chacun des directeurs prend conscience de l’importance de la question, non seulement aux Serres mais dans toutes les entreprises.
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Clés d’écoute et de lecture de la semaine (S2O)
Quiz de la semaine 2
NB: Les quiz ne donnent pas lieu à certification pour cette session 3 du MOOC.
