Voici le programme de la semaine 5 du MOOC « Bien archiver : la réponse au désordre numérique » pour sa 3e session, intitulée « Comment? Méthodes documentaires et archivistiques »
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Introduction à la semaine 5 (S5A, MOOC « Bien archiver »)
La méthodologie d’un bon archivage vise d’abord la qualité propre des documents à archiver, ensuite les règles de vie à organiser dans un « référentiel de conservation », en s’appuyant sur les normes.
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Qualité des documents archivés (S5B, MOOC « Bien archiver »)
Marie-Anne CHABIN insiste sur la nécessité d’anticiper les exigences de l’archivage en produisant des documents de bonne qualité, c’est-à-dire authentiques (datés, signés), précis et complets.
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Nommer, classer, indexer (S5C, MOOC « Bien archiver »)
Marie-Anne CHABIN et Bruno DANVIN abordent les exigences de nommage, de métadonnées et de classement pour un archivage plus efficace.
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Les métadonnées (S5D, MOOC « Bien archiver »)
Cette présentation (14 slides) traite des métadonnées d’archivage, c’est-à-dire les informations nécessaires pour piloter son cycle de vie, faciliter sa consultation, organiser sa conservation dans le temps et, le cas échéant, sa destruction. Sont abordés : l’origine des métadonnées, leur typologie, leur production (qui le fait et quand ?), les normes sur le sujet.
Qualifier l’information à bon escient (S5E, MOOC « Bien archiver »)
Cette animation met en scène un personnage qui cherche le compte rendu d’un comité… et qui trouve plein de documents sauf le bon… et se pose des questions sur ce qu’il devrait faire.
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Construire un référentiel de conservation (S5F, MOOC « Bien archiver »)
Cette longue présentation (26 slides) décrit la méthode et les étapes pour l’élaboration d’un référentiel de conservation des documents qui engagent une entreprise. Il s’agit d’énoncer et de motiver les règles qui vont gérer le cycle de vie des documents et des données issus des processus et des activités de l’entreprise en fonction des obligations réglementaires et des risques à conserver ou détruire, ainsi que des besoins d’accès à l’information pour les métiers. Petit tour d’horizon des durées légales de conservation et des délais légaux de prescription.
Témoignages d’experts (S5G, MOOC « Bien archiver »)
Les bonnes pratiques de l’archivage managérial : analyser la production documentaire en amont, élaborer des règles et un référentiel, revisiter les procédures de travail, une équipe pluridisciplinaire autour du directeur de projet ; l’archivage prévu dans le contrat avec les fournisseurs ou partenaires ; une bonne organisation des Archives départementales.
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Origine et panorama des normes d’archivage et de conservation (S5H, MOOC « Bien archiver »)
Marie-Anne CHABIN décrypte le « maquis » des normes internationales autour de l’archivage.
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Les normes pour l’archivage managérial (S5I, MOOC « Bien archiver »)
Présentation des caractéristiques essentielles des normes internationales relatives à l’archivage managérial (records management). La norme centrale est la norme ISO 15489 (2001) qui se réfère aux normes qualité et a été suivie d’autres normes plus détaillées, notamment pour l’archivage des documents nativement numériques (16 slides).
Codir du printemps (S5Ja, MOOC « Bien archiver »)
Camille Carpentier présente à ses collègues les grandes lignes du guide pratique d’archivage qu’elle propose à l’entreprise. Les mots-clés sont : Simplification, Évaluation du risque, Responsabilisation de chacun, Rationalisation des processus, Externalisation de la conservation et Sécurité de l’information.
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Le référentiel de conservation des Serres (S5Jb, MOOC « Bien archiver »)
Présentation simplifiée du référentiel de conservation annexé à la politique d’archivage : on y retrouve les grandes familles de documents à conserver par l’entreprise, leur « poids », leur confidentialité, leur volume, leur durée de conservation, le responsable de l’archivage, le support de référence et le lieu de stockage.
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Le guide d’archivage des Serres (S5Jc, MOOC « Bien archiver »)
Le guide regroupe les recommandations d’archivage en six thématiques : il s’agit 26 règles simples que chaque collaborateur de l’entreprise doit avoir à l’esprit dans l’exercice de ses fonctions, afin que tous les documents importants pour l’avenir de l’entreprise soient bien archivés.
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Clés d’écoute et de lecture de la semaine (S5O, MOOC « Bien archiver »)
Quiz de la semaine 5
NB: Les quiz ne donnent pas lieu à certification pour cette session 3
