Voici le programme de la semaine 4 du MOOC « Bien archiver : la réponse au désordre numérique » pour sa 3e session, intitulée « Qui ? Rôles et responsabilités ».
Vous pouvez poser des questions sur ce blog ou sur le groupe Linkedin du CR2PA.
Ecoutez, regardez, lisez, réagissez !
Introduction à la semaine 4 (S4A, MOOC « Bien archiver »)
La semaine 4 est la semaine médiane du MOOC. Il y est question des acteurs de l’archivage, avec trois grands groupes : la direction, les métiers et les experts.
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Le propriétaire de l’information et le projet d’archivage (S4B, MOOC « Bien archiver »)
Bruno DANVIN explique pourquoi, le plus souvent, ce n’est pas le producteur qui est le propriétaire de l’information. Il expose ensuite ce qui caractérise la phase-projet et la phase pérenne de la démarche d’archivage.
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Rôles et responsabilités (S4C, MOOC « Bien archiver »)
Aurélien CONRAUX revient sur les nuances de responsabilité entre producteur et propriétaire de l’information et des documents au cours de son cycle de vie puis présente le cinq rôles qui garantissent une bonne gestion documentaire et un bon archivage.
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La gouvernance et les huit principes d’archivage (S4D, MOOC « Bien archiver »)
Cette présentation (10 slides) fait un focus sur les fonctions de conservation et destruction de l’information au sein de la gouvernance de l’information. L’ARMA (Association of Records Managers and Administrators) a défini huit grands principes de maîtrise de l’information dans une perspective d’archivage managérial : Responsabilité – Intégrité – Protection – Conformité – Disponibilité – Conservation – Destruction – Transparence.
Profils des responsables de projet (S4E, MOOC « Bien archiver »)
Une quinzaine de responsables de projets d’archivage et de conservation des données et documents, membres du CR2PA, présentent leurs parcours. Tous les chemins mènent à l’archivage managérial !
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Les autres acteurs du projet (S4F, MOOC « Bien archiver »)
Témoignages sur les acteurs principaux d’un projet d’archivage managérial autour du responsable de projet : top management, sponsor, direction juridique, direction des systèmes d’information, clients.
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Règles et outils. Flux et stock (S4G, MOOC « Bien archiver »)
Deux grands principes d’action pour un projet d’archivage managérial, expliqués par Aurélien CONRAUX : 1/ la règle doit précéder l’outil ; 2/ le traitement du flux est prioritaire sur le traitement du stock.
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Externalisation : étude d’opportunité (S4H, MOOC « Bien archiver »)
Cette présentation (10 slides) décrit les relations entre externalisation et archivage : qu’est-ce qu’on externalise ? Comment ? Quelle organisation en cas de sous-traitance des activités de l’entreprise ? Avantages et inconvénients de l’externalisation du stockage et de la conservation. Mais surtout, ce document rappelle que la responsabilité de gérer la durée de conservation reste à l’entreprise.
Les tiers-archiveurs (S4I, MOOC « Bien archiver »)
Jérôme THUEZ décrit les compétences du tiers-archiveur également acteur du projet et ce que l’entreprise doit en attendre. Pour Marc CHÉDRU, le tiers-archivage n’est qu’un maillon dans le système d’archivage sécurisé.
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L’archivage, une affaire de management (S4Ja, MOOC « Bien archiver »)
À la cafétéria des Serres, Camille discute avec Winston et Zoé de l’importance de gérer les documents à risque dès leur création. C’est encore plus important avec le numérique pour préserver l’intégrité des documents.
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Comité de direction du 16 février (S4Jb, MOOC « Bien archiver »)
Lors de ce comité de direction, chaque directeur explique quelles sont les données importantes pour le processus qu’il supervise, et pendant combien de temps les documents correspondant doivent être conservés ; sont abordés les processus RH, comptabilité, production et relation clients.
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La politique d’archivage des Serres (S4Jc, MOOC « Bien archiver »)
Rose Robinier, directrice des Serres d’Eupéa, a signé la politique d’archivage de son entreprise. En quelques pages sont énoncés les objectifs de ce document de référence et les principes managériaux de l’archivage. Il est rappelé que « les documents archivés sont des actifs des Serres d’Eupéa pendant toute la durée où ils représentent pour elle une valeur ajoutée ».
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Clés d’écoute et de lecture de la semaine (S4O, MOOC « Bien archiver »)
Quiz de la semaine 4
NB: Les quiz ne donnent pas lieu à certification pour cette session 3
