Au cours de l’année 2015, le CR2PA a transformé l’essai marqué en 2014, à la fois sur le plan de l’aide apportée aux responsables de projet d’archivage dans les entreprises adhérentes et sur le plan de la diffusion des bonnes pratiques à toutes les personnes confrontées au tsunami numérique.
En effet, à côté des rencontres thématiques organisées par le Club depuis maintenant sept ans, les Ateliers du CR2PA » se sont structurés et ont trouvé leur vitesse de croisière. Par ailleurs, le succès du MOOC « Bien archiver : la réponse au désordre numérique », en partenariat avec l’Université de Paris Ouest Nanterre La Défense, a conduit à une seconde session et à la création d’une communauté sur les réseaux sociaux.
Les Ateliers du CR2PA (réservés aux adhérents)
Les Ateliers du CR2PA sont une formule d’échange entre responsables de projet, plus modulaire que les groupes de travail, et plus légère.
Mis en place à l’automne 2014, les Ateliers regroupent 12 à 15 personnes pendant un après-midi sur un thème de discussion choisi par les participants, par exemple :
- Le ROI
- La politique d’archivage et sa déclinaison
- Plan de classement et référentiel de conservation
Le compte rendu des séances est mis à disposition de l’ensemble des adhérents.
Ces Ateliers, aujourd’hui mensuels, sont aussi un lieu d’accueil des nouveaux arrivants qui viennent d’horizons très variés comme toujours au CR2PA : système d’information, sécurité de l’information, documentation et archives, juridique, qualité, métiers, conformité, etc. Cette pluridisciplinarité se confirme avec les dernières entreprises qui ont rejoint le Club : LCL, EGIS, Groupe ROCHER, IRSN, CSTB et ACOSS.
Cette formule, très appréciée des adhérents, s’ajoute aux autres activités du Club en 2015 :
- le groupe de travail « Assistance à Maîtrise d’Ouvrage » qui a publié cette année un mémo sur « Le cycle de vie d’un document » ;
- la table ronde « Le mail dans tous ses états » (30 juin 2015 chez LCL) a été l’occasion de témoignages croisés de techniciens, de juristes et d’utilisateurs, mettant en évidence que la question de la maîtrise des messageries électroniques est loin d’être résolue ;
- la 3e édition des rencontres « Les éditeurs outillent l’archivage managérial » avec la présentation de solutions et témoignages.
Par ailleurs, de plus en plus d’adhérents qui participent à un salon, à une table ronde ou à un petit déjeuner rédigent un compte rendu partagé avec l’ensemble des membres sur le site du Club (espace Adhérents). Les derniers comptes rendus portent sur l’archivage électronique, des Clubs utilisateurs, l’archivage des données critiques, la protection des données à caractère personnel, etc.).
La communauté de l’archivage managérial autour du MOOC
Le CR2PA a pour objectif, depuis l’origine, de fédérer les responsables de projets d’archivage en faisant émerger un langage commun à tous les métiers car tous les métiers sont impliqués. Comme cela est expliqué dans le MOOC, il y a cinq rôles ou profils d’acteurs pour un projet d’archivage :
- les métiers qui produisent l’information au travers des processus qui les concernent ;
- les utilisateurs car c’est bien dans la perspective d’une réutilisation que l’on a besoin de conserver les documents ;
- les responsables de la gestion technique des supports (papier ou numérique) pour assurer leur qualité technique, leur sécurité, leur intégrité et leur pérennité
- les responsables de la gestion documentaire et archivistique pour assurer la qualité documentaire, la qualification des documents archivés en respectant le contexte de leur création et les contraintes réglementaires, le classement et la recherche de l’information ;
- et, le dernier qui est en fait le premier : la direction générale qui doit valider la politique et soutenir le projet.
Il faut donc que tout le monde partage un lot de connaissances communes pour interagir efficacement, de manière agile dans l’entreprise.
Le MOOC « Bien archiver : la réponse au désordre numérique », en regroupant des apprenants de tous ces profils, a confirmé la pertinence de la démarche globale et managériale en matière d’archivage. Dans les entreprises du CR2PA, on constate des initiatives pour intégrer le MOOC « Bien archiver… » aux actions de formation professionnelle continue : acceptation par la DRH du suivi du MOOC sur le temps de travail des collaborateurs (même si ce n’est pas toujours facile), ajouter le MOOC au catalogue interne disponible sur l’intranet, etc. De son côté, le Groupement FUN s’attache à développer une certification pour rendre les MOOCs plus attractifs tant pour les entreprises que pour leurs collaborateurs.
Avec les deux sessions du MOOC, ce sont plus de 10 000 personnes différentes qui ont suivi cette formation en ligne. Les réactions des apprenants au MOOC ont conforté notre choix d’un discours simplifié, concret, illustré. Les « Les mots du MOOC » en constituent la synthèse. Mais ce resserrement sur les mots essentiels ne signifie pas que le message est amoindri, bien au contraire. Le message doit être simple pour s’intégrer aux autres démarches de gestion de l’information.
L’arbre de l’archivage managérial – voir le nouveau site pour tablette et smartphone http://archivagemanagerial.fr/ – reste la représentation la plus explicite du message du CR2PA : seules de solides racines (légitimité, gouvernance, responsabilité, bon sens) prolongées par les branches bien agencées peuvent permettre au feuillage florissant de tenir le coup quand le tsunami numérique souffle et sème les risques…
La communauté ainsi constituée autour de l’archivage managérial rejoint peu à peu le CR2PA sur les réseaux sociaux : le compte Twitter (https://twitter.com/MOOC_cr2pa) et le groupe de discussion Linkedin qui (https://www.linkedin.com/groups/CR2PA-3799323).
Ce groupe de discussion a pour objectif de faire partager l’analyse de l’actualité pour tout ce qui touche aux concepts du document à risque, à l’évolution de la réglementation, aux projets d’archivage innovants qui s’affirment ici et là.
2015 fut une année bien remplie pour les membres du CR2PA.
