La troisième édition des « rencontres entreprises – éditeurs » s’est tenue le matin du 15 septembre 2015. Pour l’occasion, les participants (50% d’adhérents du CR2PA, 20% d’éditeurs, …) ont été accueillis par Daniel COLAS, Everteam et Arcsys software au dernier étage de « Terrass Kardinal ». Cette manifestation entre dans la feuille de route du CR2PA qui s’est fixé les missions de développer la vision managériale de l’archivage, de participer au débat utilisateurs – éditeurs et d’épauler les responsables de projets. Dans ce cadre, la tâche du club est aussi de rapprocher le besoin et l’offre en matière de SAE. Provoquer rencontres et échanges entre les acteurs du secteur semble être une bonne stratégie !
La matinée s’articule autour des présentations d’Arcsys Software et d’Everteam chacune accompagnées des retours d’expériences d’un de leur client (respectivement Thales Systèmes Aéroportés et Bouygues Construction).
Conservation à long terme de contenus numériques, par Dominique LHOPITAL, Arcsys software.
Arcsys fait partie du groupe « Infotel » fort de 1500 personnes. L’application d’archivage est déployée en direct chez plusieurs grands comptes (Bouygues Télécom, EDF, Luxair, Groupama) et aussi en « client métiers » par l’Imprimerie nationale, le CINES, etc. L’activité d’Arcsys n’est pas corrélée à un secteur précis et en 2013 l’ensemble des clients a procédé à l’archivage de plus de 2 milliards de documents.
L’application s’articule autour de plusieurs points forts : la conservation d’objets numériques divers (documents, données techniques, composites, …), le long terme (lutte contre l’obsolescence, utilisation de formats ouverts pour garantir l’indépendance des données recueillies, réversibilité accrue), la gestion des risques qui conduit à générer des applications clientes entièrement paramétrables selon le niveau d’exigence rencontré, l’intégrité est mise en avant par la continuité opérationnelle. L’interopérabilité est le credo d’Arcsys software.
Projet MANET, par Florent VINCENT, Thales Systèmes Aéroportés
Le déploiement de la solution Arcsys chez Thales concerne deux secteurs du Groupe (Thales Avionics et Thales systèmes aéroportés) soit 7000 personnes. Ce retour d’expérience a lieu au moment où l’étape 1 (changement de logiciel) rejoint l’étape 2 (changement des pratiques et volonté de les outiller). L’application a été lancée à l’été 2014 et impacte 100 à 150 utilisateurs des deux entités. Elle se focalise sur l’archivage électronique des processus opérationnels, probants et patrimoniaux.
Le choix d’Arcsys vient répondre aux exigences importantes de Thales en matière de conservation longue durée (contrainte très élevée en matière de traçabilité et vie des avions très étendue avec plusieurs dizaines d’années). Le savoir-faire d’Arcsys a été mis en avant au moment de reprendre des données presque obsolètes provenant d’anciens systèmes (10 à 15 To à récupérer).
A court terme, Thales entend terminer la phase 2 en poussant vers une automatisation de l’archivage afin d’impacter le moins possible les utilisateurs opérationnels et de ne pas s’appuyer que sur un réseau de référents. Sur un temps plus long, il y a une volonté d’étendre la solution à d’autres processus et entités du Groupe (périmètre France) puisqu’elle peut se décliner en « briques » indépendantes les unes des autres pour adopter d’autres spécificités.
La question de l’archivage mixte permet une transition vers la présentation de la solution d’Everteam.
Un éditeur logiciel spécialisé dans la gestion de l’information, par Noureddine LAMRIRI, Everteam
Pour Everteam, l’information est un actif. La mettre en valeur est donc un des objectifs de l’éditeur. Celui-ci se caractérise par une présence importante dans les instances de normalisation et par une véritable réflexion prospective sur son domaine d’activité. C’est ainsi qu’une attention particulière est portée à l’adaptation du logiciel au quotidien des utilisateurs. L’archivage mixte vient répondre à un besoin stratégique de très nombreuses entreprises qui s’éveillent aux problématiques d’archivage électronique mais possèdent déjà des processus modernes pour gérer les flux papiers.
L’un des points forts de la solution Everteam est son large éventail de modules de recherches qui facilitent l’exploitation des archives. L’archivage n’est pas qu’un coffre-fort ! affirme Noureddine LAMRIRI. La personnalisation de l’application est un autre atout, surtout dans le contexte d’une entreprise multi-filiales, où un effort particulier est mené sur la possibilité d’implémenter des règles différentes selon la granularité souhaitée (Pays, filiale, direction, …). Différentes langues peuvent même être paramétrée dans l’outil et ensuite choisie selon la volonté du collaborateur.
Projet ReMind, par Jean-Jacques LELANDAIS, Bouygues Construction
Le projet d’archivage ReMind vient répondre à la problématique des archives électroniques mais aussi au vieillissement de l’application « maison » de gestion des archives papiers (Ariane). Le retour d’expérience du groupe Bouygues Construction se tient dans un contexte de dernière étape de déploiement sur les unités opérationnelles du Groupe (chaine travaux : conception, construction, service après-vente). Trois millions de documents électroniques ont déjà été repris dans l’application et les modules de recherche permettent un traitement transversal des informations.
L’approche utilisateur et l’accompagnement au changement ont été très étudiés pour impacter le moins possible les collaborateurs qui archivent car ce sont souvent des profils d’assistantes chantier qui ont aussi d’autres tâches. La culture de la G.E.D chez Bouygues Construction permet de récupérer les archives électroniques directement dans les bases de données et de ne pas ajouter une étape d’archivage aux services producteurs. La communication à tout niveau hiérarchique lors du déploiement est primordiale et Jean Jacques LELANDAIS arrive à la conclusion que si le projet d’archivage est méconnu alors il ne fonctionne pas.
Conclusion
Bruno LALANDE, vice-président du CR2PA, remercie tous les intervenants et les participants au nom du bureau exécutif du Club. Il insiste sur le fait que les projets présentés ce matin démontrent une grande maturité technique et qu’ils peuvent être pris pour modèles. L’archivage est plus que jamais un domaine qui réclame des compétences solides et de s’appuyer sur des outils ainsi que sur des processus.
Des thèmes peu souvent évoqués ont été abordés durant les présentations : la problématique cruciale de la réversibilité où Arcsys se montre transparent sur le sujet et incite ses clients à la tester ; et l’importance de l’outil de recherche fer de lance d’Everteam qui se place dans l’optique de rendre « service » à l’utilisateur pour le fidéliser avec l’archivage.
Les dernières minutes de la conférence sont dédiées à l’agenda avec les ateliers du CR2PA qui se poursuivent aux mois d’octobre et de novembre. La session 2 du MOOC « Bien archiver : la réponse au désordre numérique » débute sur FUN le 9 novembre et comptera cette fois 7 semaines avec de nouveaux contenus et de nouveaux quizz.
L’assemblée remercie une dernière fois Arcsys software, Everteam et le CR2PA pour l’organisation de la manifestation.
Photos : Bernard OUILLON
