Cet article a pour objectif de partager un long savoir faire industriel pour la mise en place d’un système d’archivage.
L’idée consiste à s’inspirer des pratiques professionnelles de l’industrie pour la mise en place d’un système d’archivage managérial.
Pour construire ses systèmes de management, l’industrie utilise depuis longtemps des démarches du type « amélioration continue par la qualité ».
La mise en place d’un système d’archivage devrait s’en inspirer et l’adapter à ses propres besoins.
Développement
Au 21e siècle, on parle de « Big Data ». Le big data désigne un ensemble de technologies et de méthodes pour traiter et analyser une quantité importante de données hétérogènes pour en extraire les éléments pertinents et utiles à l’entreprise.
Au 20e siècle, l’industrie parlait déjà de « Méga-Automate ». Il s’agissait de gérer un très grand nombre de données issues des processus industriels complexes et hétérogènes pour optimiser la production industrielle…
Ces deux visions sont comparables, voire semblables.
Notre démonstration s’appuie sur des comparaisons et des similitudes existant entre la mise en place d’un système d’archivage et la construction d’un système industriel, en intégrant les nouveaux concepts des outils numériques d’aujourd’hui.
Au 20e siècle, dans le monde industriel, se sont succédées les technologies « mécaniques », les technologies « câblées », les technologies « discrètes », les technologies « programmées », les technologies « programmables »…
Dans cette période, sont apparus les automates programmables industriels (les API) qui ont apporté de nouvelles possibilités dans la formalisation des modèles de régulation des systèmes industriels bouclés.
Les API ont permis de pallier certains problèmes jusqu’alors très compliqués, voire impossibles à résoudre. Par exemple, en langage d’automaticien, il existe des aléas de fonctionnement statiques et dynamiques. De par leur conception basée sur un échantillonnage synchronisé par une horloge temps réel, les API se sont affranchis d’un des deux types d’aléas. Ce qui s’est traduit par des simplifications techniques, des gains de productivité et surtout une meilleure qualité de service des automatismes.
Les API ont également apporté de la sécurité et de la sûreté dans le fonctionnement des procédés industriels. Entre autres, les algorithmes ne sont modifiables qu’à partir de règles connues et bien maîtrisées par des techniciens formés, habilités et surtout éduqués. Ce qui renforce la sécurité d’accès aux programmes et améliore la sûreté des systèmes d’exploitation. À l’inverse, avec les technologies mécaniques et câblées, il était aisé, même pour les non-initiés, d’intervenir sur un ou plusieurs composants dits « discrets »…
D’expérience, l’industrie du 20e siècle a très vite compris que le « copié-collé », d’une technique ancienne vers une technologie nouvelle, n’est pas la bonne solution.
L’archivage numérique du 21e siècle, recommande également de ne pas retranscrire directement les solutions papier pour élaborer les solutions informatiques ad hoc.
Au 21e siècle, la mise en place d’un Système d’Archivage Managérial peut se concevoir avec une approche industrielle pour la démarche, de la même façon que pour les API (Automate Programmable Industriel) du 20e siècle.
Comme pour la mise en œuvre d’un automatisme avec un API, la construction d’un système d’archivage nécessite la mise en cohérence des pratiques via des modèles de référence. Par exemple la standardisation des documents supports afin d’apporter une plus large appropriation des bonnes pratiques.
Comme pour l’installation d’un API, la mise en place d’un système d’archivage nécessite d’avoir une politique industrielle pour induire tous les aspects indispensables à la réussite d’un projet. Notamment le projet d’un système d’archivage nécessite d’avoir a minima : une politique d’archivage managériale, une politique de communication, un référentiel de classement, un référentiel de conservation/destruction, des règles pérennes, via des procédures écrites.
Pour l’amélioration continue de la fiabilité du fonctionnement d’un API, l’industrie a « durci » ses systèmes contre les perturbations indésirables. De la même façon un système d’archivage doit être « insensible » aux attaques venues de l’extérieur.
Pour le codage des algorithmes programmés dans un API, l’industrie a invalidé la transcription directe des équations, en algèbre de Boole, issues de la logique câblée. De la même façon, la mise en place du système d’archivage doit innover en utilisant toutes les possibilités des outils modernes. Notamment l’identification automatique des documents et l’indexation automatique…
Comme pour le pilotage des processus industriels, l’audit périodique du système d’archivage permet d’en améliorer la qualité. À cet effet les audits internes représentent un levier de progrès indéniable. De plus ils participent, à tous les niveaux, à l’éducation, à la formation, à la responsabilisation des acteurs.
Les comparatifs précédents, entre industrie et système d’archivage, pourraient laisser penser qu’il est aisé de mettre en place un système de management. Mais il existe un élément incontournable pour atteindre cet objectif. Il s’agit du facteur humain. Ici, il faut répondre à un besoin des organisations humaines avec des exigences pluridisciplinaires. Dans ces conditions, sans les connaissances acquises, il ne serait pas possible d’atteindre « la bonne cible ». Ce qui justifie en soi l’idée de s’inspirer des acquis de l’expérience industrielle en mettant en place un pilotage de type démarche qualité pour la construction d’un système d’archivage managérial.
Pour tenter de conclure
Alors, ne pourrait-on pas parler de « management par l’archivage managérial » comme le fait l’industrie lorsqu’elle parle de « management par la qualité totale » ?
L’archivage est bien un outil de management.
L’archivage managérial est bien un outil d’amélioration continue des activités industrielles.
Et en poursuivant notre raisonnement, nous pourrions dire que :
L’archivage managérial est bien un outil moderne, voire permanent, d’amélioration continue des activités industrielles…
Pour aller plus loin dans l’amélioration continue
Comme le préconise ce qui précède, concernant le comparatif « Industrie-système d’archivage » pour une amélioration continue, le tableau ci-dessous avec ses couches successives, tente de synthétiser l’idée de s’appuyer sur l’empilage des différentes strates en intégrant les nouveaux concepts.
Pour des intérêts partagés, les Hommes ont toujours cherché à mettre en commun des solutions qui fonctionnent bien. Pour atteindre cet objectif il est indispensable de disposer de langages intelligibles et compréhensibles par tous.
Alors, l’« Archivage managérial » ne serait-il pas une nouvelle couche dans l’histoire des « Langages Intelligibles » pour que l’homme puisse assurer la gouvernance de l’information « au Doigt, à l’Œil, à la Voix, etc. » ?
De ce point de vue, de la même façon que pour une langue, il est indispensable de s’approprier de nouvelles règles comme l’exigent sa grammaire, sa syntaxe, son orthographe, ses modes de pensée, ses nouveaux concepts…
Reste à trouver une méthode adaptée qui peut être l’Archivage managérial.
Car finalement, au 21e siècle, ne sommes-nous pas simplement menacés par une sorte d’illettrisme numérique… !
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