La 12e rencontre plénière du CR2PA a eu lieu le 11 octobre dernier et a accueilli une centaine de participants.
Le Président Richard Cazeneuve remercie Sanofi pour son accueil ainsi que la nombreuse assistance : membres du Club, nouvelles entreprises, éditeurs dont la présence prouve l’intérêt des échanges entre les promoteurs de l’archivage managérial et ceux qui les outillent.
Présentation du projet de records management et archivage de Sanofi
par Olivier de BOISBOISSEL et Marie BESSARD
Le projet se situe au niveau du Groupe Sanofi, constitué principalement par acquisitions successives (Rhône Poulenc, Hoechst AG, Synthélabo…).
Pour le domaine pharmaceutique, les obligations règlementaires sont très présentes avec des exigences importantes en matière de traçabilité des « records ».
Les objectifs 2012-2013 du projet :
- faire vivre la politique records management et archives;
- développer des indicateurs pour l’analyse de risque,
- renforcer la politique de destruction (sauf archives historiques),
- développer un partenariat fort avec l’informatique en concertation avec les informaticiens.
La politique R.M./Archives est sponsorisée par la direction générale. Le constat est que cette politique doit être appliquée et contrôlée plus régulièrement, avec des indicateurs (KPI).
Archivage électronique. L’Outil PReSERVE pour l’archivage électronique ((Platform for Retention and Safety of Electronic Records leveraging their Value for the Enterprise). Le but est d’offrir une solution d’archivage unique et commune (archivage technique basé sur l’OAIS).
Table ronde: « Le stockage numérique pas cher : mythe ou réalité ?
avec
Emmanuelle OLIVIÉ-PAUL, directrice associée du cabinet d’études Markess international
Éric SOUBEYRAN, responsable solutions et applications au département informatique de Sanofi
Daniel STEVENIN, inspecteur général de RTE, président de l’AFOPE
Dominique SAHLER, expert Architecture stockage numérique Groupe PSA Peugeot Citroën
animée par Philippe GIORGI, directeur de la gestion de la connaissance et de la conservation des données de Bouygues Telecom
Extrait des échanges :
Une entreprise a fait le constat suivant : les volumes ont été multipliés par 14 en dix ans; dans le même temps, on observe une réduction du coût d’achat d’un Go de stockage qui est divisé par 12. Mais il faut y ajouter les coûts récurrents de fonctionnement, de sorte que le coût augmente sur la période de trois à quatre fois. Les coûts de gestion sont prépondérants dans l’informatique, bien que les directions générales ne regardent souvent que les investissements.
Le volume de données va continuer de croître, notamment avec la vidéo.
Le Gartner estimait il y quelques années que les serveurs étaient responsables de 1% du CO2 sur la planète. Aujourd’hui, les data centers s’efforcent à des économies d’énergie mais il faudrait le mesurer réellement.
En fait, la question n’est plus aujourd’hui « Combien ça coûte d’archiver ? » mais « Quelles sont les données à archiver? ». Le travail d’indexation est un préalable; on ne peut mettre tous les employés dans l’obligation de trier et détruire, même s’il existe un « cleaning day ». Il est difficile d’expliquer aux nouvelles générations, qui ont accès chez elles à des services en ligne quasiment illimités la problématique du coût de stockage…
La question est aussi : qui peut prendre la responsabilité de la purge ? La réponse est que c’est ingérable sauf si c’est pris en compte dans le cycle de vie de la donnée en fonction des dates définies lors de la création.
Il faut réfléchir également au moyen d’optimiser les infrastructures.
Pour conclure, le stockage n’est pas cher si on ne stocke que des données qui ont de la valeur. Si les données sont stratégiques, elles doivent être archivées et stockées, on ne peut pas dire que c’est cher ou pas puisqu’il faut le faire.
Actualités du CR2PA
Richard Cazeneuve présente la publication prochaine d’un référentiel du CR2PA intitulé « L’archivage managérial » qui expose ce concept qui figure sur le logo du Club et qui est la version française du records management.
Le groupe de travail « Benchmark » qui regroupe les entreprises: ASP, Banque de France, Cofidis, Renault, Vilogia. Ce groupe de travail a préparé un questionnaire d’enquête sur les pratiques d’archivage qui sera diffusé prochainement.
Daniel Colas présente l’actualité de l’archivage des mails engageants : trois ans après le livre blanc du CR2PA sur les mails, le CR2PA est heureux de saluer la sortie de la solution Cimail-Temis-Atos qui est en ligne avec ce qu’il préconise.
La prochaine rencontre du CR2PA inaugurera une nouvelle formule avec une discussion éditeurs-utilisateurs, un débat entre maîtrise d’ouvrage et éditeurs autour des bonnes tendances pour la mise en œuvre de l’archivage managérial : c’est une innovation!
Ce sera le 4 décembre 2012, le même jour que l’Assemblée générale statutaire du CR2PA.
Le compte rendu détaillé de la séance, avec les questions-réponses aux invités, sera prochainement diffusé aux membres du CR2PA sur le site www.cr2pa.fr.
