La dernière séance plénière du CR2PA s’est déroulée le 8 mars 2012 chez L’Oréal (rue Royale à Paris). L’après-midi s’est articulé en trois temps forts :
- projet Data retention policy de L’Oréal R&I
- conférence de Bruno Bernard, L’Oréal Fellow
- plan d’action du CR2PA pour 2012.
Après avoir remercié L’Oréal de son accueil pour la rencontre trimestrielle du Club, le président Richard Cazeneuve a souhaité aux membres une journée « décoiffante et animée ». Il a également souligné l’importance du développement de la solidarité des membres dans le domaine de l’archivage ainsi que la nécessité de faire évoluer cette problématique transverse par l’impulsion des cadres dirigeants.
1. L’Oréal et sa data retention policy : l’archivage managérial au service de l’innovation
par Jacques Playe, Directeur des Systèmes d’Information et du Développement Numérique de la R&I et Nathalie Morand-Khalifa, Directeur Information Management Office R&I
La Direction générale Recherche et Innovation de L’Oréal s’est penchée sur la question du partage du savoir, à travers deux axes : la politique d’archivage et de conservation des données, et la capitalisation des connaissances.
Ce projet, porté par la Direction Générale, a démarré il y a moins d’un an et devrait être complètement déployé d’ici deux ans. Trois départements pilotes ont été choisis pour étudier la faisabilité du projet, et un comité de pilotage, composé entre autres des patrons de ces départements a été constitué.
Cette réflexion a permis d’aborder les besoins suivants :
- Connaissance du fonds documentaire
De là est né le “KRM”, qui allie aux nécessités du Knowledge Management (savoir et savoir-faire, information comme outil documentaire et soutien aux affaires), celles du Records Management (l’information engage la responsabilité, il faut répondre aux exigences légales de conservation, faire preuve, permettre la traçabilité)
- Criticité du management de l’information
- Utilisation adaptée aux autres
- Importance de la communication
Et de mettre l’accent sur deux points :
- La nécessité d’allouer des ressources pendant la durée du projet
- L’identification des gains
Légitimé puisque porté par la Direction Générale, il était également nécessaire que le projet remporte l’adhésion des métiers, et que les opérationnels prennent conscience :
- Que les informations n’ont pas toutes la même valeur
- Qu’elles n’ont pas toutes besoin d’être conservées
- Que la valeur réside dans l’usage que l’on peut en faire
- Qu’il est nécessaire de partager
- Que ne pas détruire nuit à la qualité des informations conservées
Le projet se présente comme un « projet pour l’innovation mobilisant l’intelligence collective », avec trois axes de travail :
- Analyse du process documentaire par activité
- Remise de livrables aux opérationnels par activité Métiers
- Elaboration de documents de référence
« Cette démonstration d’un archivage dynamique, mettant en connexion les réflexions de chacun donne toute sa dimension aux outils du numérique et aux opportunités que cette révolution peut générer. Il est apparu très clairement que l’expression du besoin devait naturellement être bien identifiée et prise en compte par une politique impulsée au préalable par le top management » (Richard Cazeneuve).
2. Conférence de Bruno Bernard, Docteur ès Sciences, L’Oréal Fellow, expert international du cheveu
Bruno Bernard a introduit sa conférence par une présentation de sa carrière scientifique pour illustrer l’importance de la gestion de “l’expertise” au-delà de la gestion des documents. La formalisation de l’expertise en termes de “supports” et “documents” est selon lui une problématique majeure dans la gestion actuelle des connaissances dans l’entreprise sur le long terme.
Les questions posées lors de la rencontre ont permis de s’interroger sur la transmission des savoirs et savoir-faire pour la compétitivité de l’entreprise :
- Peut-on quantifier et estimer le savoir ?
- Comment écrire et formaliser l’expertise pour la rendre transmissible ?
- Les documents à eux seuls peuvent-ils permettre de rendre compte de l’expertise et la rendre exploitable ?
La réutilisation de la connaissance : gérer le capital intellectuel de l’entreprise
L’intervention de Bruno Bernard pose la question du management de la connaissance dans l’organisation.
En évoquant son parcours scientifique et l’émergence d’une nouvelle connaissance du cheveu grâce à la réutilisation en 2012 de sa thèse sur la glycobiologie réalisée 40 ans plus tôt, Bruno Bernard a permis à l’assemblée de réfléchir sur la notion de temps et d’archivage managérial dans le processus d’innovation et de recherche.
Cette illustration concrète met en évidence l’importance de la bonne gestion des connaissances et des supports qui la portent. La masse d’informations produite et accumulée depuis 40 ans par M. Bernard (articles, diapositives, supports audiovisuels, rapports…), reste comme il l’explique lui-même plus que jamais “une valeur”.
Comment gérer alors toutes ces informations pour que les connaissances liées puissent être explicites et exploitables ?
La question de la conservation de l’expertise
Le discours de Bruno Bernard s’est ensuite porté sur la notion de conservation de l’expertise se posant selon lui au- dessus de celle du “document”. Il a fait part des us de certains qui consistent à aller chercher systématiquement l’information « ailleurs », à l’international par exemple, alors que la solution existe déjà à proximité, « in house ».
De ce fait, il est revenu sur la nécessité d’une bonne connaissance, en interne, de l’existant et de la mise en regard de son expertise. Selon lui, “c’est tout un programme, c’est de la gestion de l’information”.
« La gestion de l’information doit être biologique »
Sur une question posée, relative à la notion « de partager ou de ne pas partager » une expertise, Bruno Bernard a choisi d’illustrer son propos par une métaphore de l’être humain : l’humain est fait de partage d’informations, ses cellules sont organisées de manière à partager les unes avec les autres ; ainsi la structure biologique est la résultante du partage et de la coopération entre les gènes (facteurs transmissionnels).
Sa conclusion est ainsi formulée : “La gestion de l’information doit être biologique”.
Richard Cazeneuve, Nathalie Morand-Khalifa et Bruno Bernard
3. Plan d’actions du CR2PA pour l’année 2012
présenté par le bureau du CR2PA et les animateurs de groupes de travail
Daniel Colas, PSA Peugeot-Citroën et CR2PA
Les objectifs 2012 sont de :
- Développer les échanges entre adhérents
- Professionnaliser les porteurs de projets afin de les légitimer dans leur entreprise
- Élargir le réseau du CR2PA vers tous les acteurs influents
- Porter le message du CR2PA dans les médias
Rappel des caractéristiques de l’archivage managérial :
- Prise de conscience par les dirigeants des risques d’un archivage approximatif
- Maîtrise du risque de non-disposition des documents qui engagent
- Une assurance : impact du temps différé
- Les règles avant les outils
- Des responsabilités partagées dans un projet transverse et stratégique
- La mobilisation de la Direction Générale.
La prochaine séance se déroulera le 5 juin prochain, dans les locaux d’OSEO, à Maisons-Alfort.
