Compte-rendu du Webinar « La gouvernance de l’information et des connaissances à l’épreuve de Teams » proposé par Julhiet Sterwen et Amallte.
Lien vers la rediffusion du Webinar : https://www.julhiet-sterwen.com/replay-la-gouvernance-de-linformation-et-des-connaissances-a-lepreuve-de-teams/
Intervenants :
– Benoît MOINE, Directeur Digital chez Bouygues Construction ;
– Louis-Pierre GUILLAUME, Directeur innovation collaborative et valorisation des connaissances chez Amallte ;
– Andrew LEWIS, Directeur expérience collaborateurs chez Julhiet Sterwen.
LE CONTEXTE :
Teams fait sa montée en puissance. Et avec ce nouvel outil qui apporte agilité et collaboration instantanée, nous revivons le passé avec l’avènement de SharePoint et des communautés. Et la même question revient sur le tapis : comment gérer la connaissance qu’on y injecte ?
Car, tandis que grandissait l’autonomie apportée par l’informatique, sonnait la mort des documentalistes. Et avec elle, celle de l’organisation de l’information. La mission de gestion de la connaissance s’est ainsi reportée lentement mais sûrement sur les opérationnels dénués d’expertise.
Et Teams n’aide pas à la tâche, n’intégrant ni plan de classement, ni gestion du cycle de vie des informations. Pis, il offre de nouvelles applications productrices de contenus informels comme le chat, les tableaux blancs, et bien d’autres encore.
La bonne nouvelle c’est que pour l’instant l’usage de Teams est encore réduit à l’audio/vidéo conférence, au chat et à petite échelle, au partage de documents.
Il n’est donc pas trop tard, c’est même le moment, pour construire une gouvernance de l’information et de s’approprier les bonnes pratiques associées.
LES POINTS CLES D’UNE GESTION DE LA CONNAISSANCE EFFICACE :
Gérer ses connaissances pour une entreprise c’est assurer sa continuité de service, capitaliser sur son savoir, se protéger. En résumé, que du gain ! Et il n’y a pas de secret, quelques soient nos outils métier, une bonne gestion de la connaissance passe par l’humain. Or là où il y a de l’humain, il faut du management. Le management est la condition sine qua non d’une gestion de la connaissance efficace. En voici les points clés :
- – Incontournable, une volonté affirmée du top management ;
- – Une gouvernance simple et claire intégrée dans les processus métiers ;
- – Une palette de bonnes pratiques ;
- – Des référents formés, connus, reconnus et valorisés dans chaque entité de l’organisation ;
- – Une sensibilisation/formation continue des opérationnels ;
- – Un engagement fort du middle management ;
- – Des indicateurs pour mesurer sa propre gestion de la gouvernance par rapport aux autres.
A METTRE EN PRATIQUE SANS ATTENDRE UNE GOUVERNANCE OFFICIELLE :
Point n’est besoin d’attendre la création d’une gouvernance d’entreprise unifiée pour mettre en place soi-même quelques bonnes pratiques. Les gains en seront immédiats : gain de temps dans l’accès à l’information, collaboration efficiente, protection efficace en cas de litige, et j’en oublie.
Intéressés ? Voici 5 bonnes pratiques fondamentales à user sans modération :
- Le passé ne doit pas être un frein au futur : appliquer la gouvernance et les bonnes pratiques aux nouvelles informations et traiter l’historique à temps perdu si cela est possible au moins pour ce qui est engageant ;
- Disposer d’un portail d’entrée qui redirige vers l’information où qu’elle se trouve ;
- Dès la création d’une information se poser les questions de ce son niveau d’engagement (est-elle juste de l’information ou engage-t-elle mon entreprise ?), de sa classification (est-elle confidentielle, interne ou public ?) et de son cycle de vie (combien de temps en ai-je besoin ? Que dois-je faire après ce temps ?) ;
- Une information engageante est toujours formalisée dans un document (un engagement ne se fait pas en chat ou sur un tableau blanc) ;
- Une information utile au groupe est accessible au groupe (elle n’est donc pas sur mon espace personnel).
