Le référentiel de certification pour NF Z42-026 dit « numérisation fidèle » est validé et mis en application depuis le 22 novembre 2018. Cette norme définit les modalités de numérisation des documents papier qui permettent de réaliser des copies fidèles ayant la même valeur que la version papier.
Le demandeur de la certification est une entité juridique (personne morale ou personne physique,) réalisant des prestations de service de numérisation fidèle de documents sur support papier, telles que définies dans la norme NF Z 42-026.
Les typologies suivantes sont exclues du périmètre (cf. §1.3 de la norme NF Z 42-026) de certification, en raison des caractéristiques particulières du support ou de son contenu :
documents patrimoniaux, radiographies médicales, microformes, films photographiques et cinématographiques, bandes magnétiques (son et vidéogramme).
La publication de règles de certification NF544, appelée « NF Services prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier », s’inscrit dans le contexte de la numérisation fiable articulée sur les trois plans suivants :
- Réglementaire : Depuis 2016, le législateur reconnait la copie fiable comme ayant la même force probatoire que l’original (Article 1379 du code Civil) et définit les objectifs pour produire une copie fiable (Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies)
- Normatif : En 2017, publication de la norme homologuée NF Z42-026 spécifiant les modalités techniques et organisationnelles pour produire une copie dite « fidèle »
- Certification: Le référentiel de certification NF 544 précise les modalités d’audit de processus de numérisation pour certifier la conformité d’un opérateur de numérisation interne ou prestataire de service par rapport à la NFZ 42-026 disponible depuis mai 2017.
Cette publication répond aux besoins du marché permettant d’envisager la destruction des originaux papier, ou de diversifier le risque en disposant de deux supports sans risque de perte d’intégrité.
La différence entre numérisation fiable (réglementation) et numérisation fidèle (normalisation) est importante : d’un point de vue de la réglementation, pour produire une numérisation fiable, il convient de produire une copie fidèle et d’en assurer la conservation intègre. Ainsi le dispositif de numérisation fiable doit être couplé à un système de préservation de l’intégrité (SAE Système d’Archivage Electronique NF Z42-013) disposant également de son processus de certification (Marque 461) ou à un coffre-fort respectant la CFN NF Z42-020.
Tout document nativement numérique (facture électronique, signature électronique, base de données ….) considéré comme un original devra suivre aussi la même démarche d’être couplé à un système de préservation de l’intégrité de type SAE.
Plus largement, cette démarche rigoureuse s’applique à tout document engageant (ou à enjeu), quel que soit le support initial de production. L’archivage managérial dispose d’un dispositif normalisé.
Par Bernard Ouillon, Executive officer chez RTE (Réseau de transport d’électricité)
