Lectures autour du mail

Voici une quarantaine de références d’ouvrages, d’articles et de posts, dans le cadre du MOOC Mail du CR2PA, sur les différentes facettes de l’objet « mail ». A consulter en parallèle des cinq semaines du MOOC (démarrage le 9 janvier sur: http://archivagemanagerial.fr/ et aussi sur la chaîne Youtube; discussions sur le groupe LinkedIn MOOC Mail.). Cette n’est bien sûr pas exhaustive mais éclaire bien les sujets abordés dans le MOOC.

Dans l’actualité

Droit à la déconnexion : bloquons les courriels en dehors des heures de travail

Benoit Tremolet, directeur général de Retarus France, dans Les Echos du 14 décembre 2016

Les solutions techniques existent déjà. C’est donc une question de management et de comportement.

Près de 9 entreprises sur 10 ne jugent pas leur service de cybersécurité optimal

ITmanager, 29 décembre 2016

« les entreprises identifient les mêmes points de vigilance en matière de cybersécurité, à savoir les éventuelles actions de collaborateurs négligents ou ignorants (55% contre 44% en 2015) »

Montana fails to retain decades of emails despite open-government law

billingsgazette.com, Jayme Fraser

Not a single email is stored in the state archives, even though Montana leaders have used them to conduct state business for decades and state law requires emails of importance to be preserved.

Trop de mails ?

 Ca suffit – Les mails

Vidéo humoristique de Franck Mallez, 18 déc. 2015

Infobésité: il faudra bien se résoudre à repenser l’email en entreprise

Frédéric CHARLES, octobre 2011

Il va donc falloir commencer a mettre en place des outils pour faire face à « l’infobésité » et pour désencombrer sa boite mail. Et les DSI sont en première ligne pour aider l’entreprise a sortir du « bourbier numérique » dans lequel elle est en train de s’enfoncer…

Avec des conséquences humaines importantes (l’email cité comme facteur de stress en entreprise)

Ce n’est pas la fin du mail, même si certains l’annonce. C’est son recentrage sur les cas d’usages où il est efficace et adapté: la communication personne a personne sécurisée en mode asynchrone. Très efficace aussi pour les alertes qui en sont un cas simplifié.

L’email, ce boulet qui ne veut pas mourir

1er juillet 2016

Une récente étude de Radicati, Email Statistics Report, estime que d’ici 2019 le nombre d’utilisateurs d’e-mail à travers le monde dépassera le phénoménal chiffre de 2,9 milliards, soit une hausse de 10% sur le chiffre 2015. Autre information, le nombre de courriels professionnels va lui aussi augmenter. Au total, le nombre d’e-mail envoyé va croître de 14% sur la même période.

Oui, tout ceci en dépit des Slack, Hangout et autres Spark (le petit dernier de Cisco). Notre utilisation du courrier électronique ne fait qu’augmenter, et évoluer.

Quand les nouvelles applications de communication se rabibochent avec l’ e-mail.

Le mail au quotidien. Comportements

Courrier électronique et comportements

Usages et mésusages

Fernando Lagraña, Université Webster de Genève, 2015: intervenant du MOOC

Collection Systèmes d’information, web et société dirigée par Jean-Charles Pomerol

 

Etre un pro de l’e-mail

7 étapes pour rédiger des e-mails efficaces.

Sylvie Azoulay-Bismuth, Eyrolles, 2015

 

L’email a 40 ans. Et toutes ses dents

Stéphane Schultz, 11 janvier 2016

“L’email est la dernière technologie qui n’appartient à personne” nous dit John Zittrain, professeur à Harvard. “Il n’y a pas de CEO de l’email…

Avouons-le, les reproches que nous faisons à l’email traduisent avant tout nos propres insuffisances ou incohérences dans notre manière de travailler (avec ou sans le numérique). L’email reste un formidable outil de communication, pour peu que l’on s’applique quelques principes de bon sens.

Ce que les fautes de frappe dans vos mails révèlent de vous

Business Insider, 3 mars 2016

Est-il possible que nos fautes de frappe donnent à notre patron, à nos collègues, à nos partenaires et à notre mère un aperçu brut de nos sentiments profonds ? En résumé : oui.

Les fautes de frappe ne seraient pas juste des erreurs embarrassantes mais un aperçu de vos émotions

Au cours de sa recherche, Brodsky a fait lire à des cobayes un e-mail de mécontentement rédigé par un sujet fictif. Les cobayes ressentaient chez l’auteur un degré d’énervement supérieur quand l’e-mail contenait des fautes. Il a réalisé la même expérience avec un e-mail enthousiaste et les résultats ont été similaires : quand il y avait des fautes de frappe l’auteur passait pour encore plus enthousiaste.

 

Les Français passent 99 jours par an sur leurs mails…

Befast, 18 octobre 2016

La dernière étude d’Adobe démontre l’addiction des européens aux courriels…

Les professionnels français consultent leurs e-mails à toute heure. Ils sont même 86 %, soit près de neuf personnes sur dix, à lire leurs e-mails personnels au travail et 78 % leurs messages professionnels en dehors des heures de bureau. A noter aussi que 64 % consultent leurs e-mails en vacances, 62 % devant la télévision et 42 % dans leur lit.

Aspects juridiques

Attention à vos courriers électroniques, ils peuvent vous engager !

Pascal AGOSTI, Avocat associé, 20 novembre 2015

… « L’erreur était de croire que ne pas signer de contrat permettrait de masquer l’étendue des obligations et responsabilités des deux intervenants. De plus, les audits et comités de pilotages sont en mesure de fixer et vérifier les périmètres de l’accord consensuel renforcé par les échanges de courriers électroniques intervenus avant, pendant et après le projet. »

Courrier électronique : statut et valeur probatoire

Eric Barbry, 8 septembre 2015

Le Code de commerce comporte plus de 15 références au courrier électronique notamment lorsqu’il s’agit de satisfaire à certaines obligations d’information.

Le courrier électronique est tout aussi bien un support de nature publicitaire (plusieurs articles du Code de la consommation) ou de prospection commerciale (L 34-5 du Code des postes et des communications électroniques).

Email Forensics / Deleted Email Recovery

Nothing can turn the tide like a “smoking gun” email – one of our specialties

Erasing or deleting an email doesn’t necessarily mean that an email is gone forever. Emails can often be extracted after deletion. Additionally, it is common for organizations, like banks or brokerage firms, to have retention policies in place, or even email archiving for regulatory purposes, storing email evidence for years in a searchable, retrievable format. Emails may reside on servers unknown to the user, or on backup tapes that were created during the normal course of business. Further, with the rise of mobile devices, emails can exist in multiple locations, not just on a desktop or laptop computer.

CNIL norme simplifiée n° NS-046

Sur la gestion des personnels des organismes publics et privés : gestion de la messagerie électronique professionnelle)

Archivage des mails

Livre blanc Archivage des mails : l’utilisateur face aux mails qui engagent l’entreprise

CR2PA  (groupe de travail sous la direction de Daniel Colas), 2009

Fonctionnalités attendues par les utilisateurs et ce que le CR2PA a trouvé (ou n’a pas trouvé) chez les éditeurs.

 

E-Mail Retention and Archiving: Issues and Guidance for Compliance and Discovery

William Saffady

ARMA, 2013

 

Managing e-mail in its native environment

James Lappin, 7 mai 2015: intervenant du MOOC

Over the past fifteen years the main ambition of records management practice has been to move significant e-mails out of the e-mail environment (typically Microsoft Outlook/Exchange) into a separate  ‘record system’ ( paper files/shared drives/electronic records management systems/SharePoint etc.).

The problem with this approach is that an e-mail environment is optimised for people to navigate, browse, sort and read e-mail.   In contrast a document environment such as  SharePoint is not optimised for e-mail.

Gestion des mails : j’ai changé de formule

Marie-Anne Chabin (membre de l’équipe pégagogique et intervenante du MOOC), 10 novembre 2014:

Avant, je désherbais. Aujourd’hui, je cueille.

Il faut vivre avec son temps, ce temps du « tsunami numérique », ce temps de flux incessants, de pollution informationnelle en tous genres dont le résultat est à l’inverse de ce que l’on aurait pu espérer du réseau mondial. La solution est donc de ne plus s’épuiser à retirer ce qui est inutile et, dans un mouvement inverse et économique, de capturer ce qui est utile pour le gérer dans un lieu contrôlé. Quand on a un doute sur la pertinence d’un mail, on peut toujours utiliser la technique du « purgatoire »…

How the Cabinet Office’s 90 day email deletion was reported back in 2004

James Lappin (intervenant du MOOC) revient sur les différents aspects de cette destruction hâtive de millions de messages et analyse les raisons et les conséquences de cette opération.

L’archivage électronique des emails : Une solution pour faire des économies de stockage ?

William Menant, mars 2016

Bien utilisé, un système d’archivage électronique (SAE) permet de n’avoir qu’en un seul exemplaire et en lieu sûr tout document mis sous forme électronique, tout en permettant de retrouver la situation physique des éléments initiaux qui peuvent être matériels (documents papier, ouvrages, photographies, œuvres d’art, etc.). Toutes les personnes autorisées de l’entreprise (de l’utilisateur lambda jusqu’au responsable des archives en passant par sa hiérarchie, les services fonctionnels et bien sûr la DSI) peuvent ainsi le visualiser et le supprimer sans pour autant qu’il soit perdu.

Directive pour la gestion et l’archivage numérique des e-mails

Sébastien SOYEZ / Archives générales du royaume et archives de l’état de Belgique, Version 1.0 (Juillet. 2008)

Archiving Email at the Princeton University Archives

Jarrett Drake, 29 mai 2015: voir la thématique 4 du MOOC.

… “Email appraisal and access techniques will certainly get more refined over time. The most promising technology to this end is Stanford’s ePADD project, which is set to conclude at the end of June. But in the meanwhile, it’s important to maximize existing tools in email applications in order to efficiently determine which records fit into a collecting area, especially before administrators depart from their positions and lose access to their email.”

Opérateurs et utilisateurs

Orange va fermer Voila.fr, 500.000 comptes emails perdus ?

Olivier Chicheportiche, 11 décembre 2015

L’association pour la sauvegarde de la messagerie Voila.fr évoque 500.000 utilisateurs, associations et PME, qui « perdront définitivement leur adresse e-mail ! Perdus tous les contacts qui ont noté ces adresses e-mail depuis 17 ans. Perdus tous les e-mails, peut-être très importants, qui seront encore envoyés à ces adresses. Il est incompréhensible et choquant qu’Orange ne se soucie pas du devenir de personnes qui lui ont fait confiance depuis des années. C’est d’autant moins acceptable qu’il s’agit d’un opérateur ayant bénéficié d’un monopole public pendant de très nombreuses années », dénonce-t-elle.

Yahoo secretly scanned customer emails for U.S. intelligence – sources

Joseph Menn, 4 octobre 2016

Some surveillance experts said this represents the first case to surface of a U.S. Internet company agreeing to an intelligence agency’s request by searching all arriving messages, as opposed to examining stored messages or scanning a small number of accounts in real time.

It is not known what information intelligence officials were looking for, only that they wanted Yahoo to search for a set of characters. That could mean a phrase in an email or an attachment, said the sources, who did not want to be identified.

How Long Does Gmail Keep Emails

Aaron Charles, s. d.

Note, though, that even after an email is deleted « forever, » either by you or automatically by Gmail from your spam or trash folders, the messages could remain on Google’s servers for up to 60 days. Furthermore, since Gmail backs up its email systems in offline storage, your messages could remain in such storage for an indefinite period of time. So with that in mind, while it’s clear for how long your messages remain in your Gmail account before being deleted, it can’t be specified how long your messages remain in existence.

Visualiser ses métadonnées Gmail, amusant puis carrément effrayant

Philippe Vion-Dury, 8 juillet 2013

Le programme baptisé «  Immersion  » demande à l’utilisateur d’entrer son adresse et son mot de passe Gmail puis balaye l’ensemble des courriels échangés depuis la création du compte. En quelques secondes, l’application crée un graphique interactif et dynamique constitué de petites bulles pour chaque correspondant, plus ou moins grosses selon le volume d’échanges, et les liant entre elles.

La disparition ?

Slack va-t-il (enfin) remplacer l’e-mail en entreprise ?

Boris Manenti, 5 février 2016

Le succès de Slack s’explique d’abord par la réduction du recours aux e-mails. Plutôt que d’envoyer un e-mail « Qui est dispo pour dej’ ce midi ? » à ses collègues préférés, entraînant une longue chaîne de réponses aussitôt reçues, aussitôt effacées, Slack permet de créer une chaîne « Déjeuner » où l’on peut préparer le repas de manière instantanée. Et où tout reste archivé et classé, et permettant une recherche.

« L’e-mail est le cafard de l’internet ! »

« L’e-mail a de nombreux avantages, comme d’être le plus petit dénominateur commun pour les communications officielles », a noté Stewart Butterfield lors de la conférence Web Summit, citée par le site CNet. « Seulement, l’e-mail se révèle terrible pour les communications internes, puisque les conversations demeurent enfermées dans la boîte de réception. »

Retour vers le futur : l’entreprise sans email

Grégory Herbé, 22 septembre 2016

En somme, pour améliorer la qualité de vie au travail il faudrait « e-mailer moins pour stresser moins ».  Pourtant, l’information doit continuer à circuler, à être transmise.

Priceminister, l’un de nos clients, a ainsi mis en place une demi-journée par mois sans emails. Une manière de réapprendre à fonctionner autrement et d’accorder sa juste place à cet outil. En fonction de l’objectif du message, Lucile utilise désormais l’outil approprié “Je sépare les messages formels (pour lesquels je rédige un email) et les éléments d’informations plus informels (pour lesquels je communique via slack).”

The Triumph of Email

Mike Reddy, janvier 2016

People seem to hate email for the same reasons they once loved it.

Email is neutral, meaning that anyone can email anyone else with an email address. If you have a person’s email address, your message will be delivered no matter who you are—whether the recipient is your oldest friend, your granddaughter, your boss’s boss, or Beyoncé

In 2016, instead of being the subject of romantic comedies and love songs, email is at the center of conversations about digital overload and work-life imbalances. The words “drowning,” “avalanche,” and “tyranny” are used. People resent their inboxes because they are not in control of them. Email takes a psychological toll.

Va-t-on se lasser aussi vite des messageries collaboratives que des emails ?

Rebecca Greenfield dans Bloomberg Business, 28 janvier 2016

« Ce n’est plus qu’une question de temps avant que l’on éprouve du ressentiment contre les messageries de chat. Que l’e-mail serve d’avertissement ». La journaliste a repris des coupures de presse de la fin des années 1980, début des années 1990, où on lit des cadres et des journalistes s’extasiant sur ce nouvel outil si moderne et si marrant. L’e-mail. Presque 20 ans après, les mails sont si ancrés dans notre vie professionnelle quotidienne que personne ne penserait à y trouver le moindre côté divertissant.

Outils collaboratifs, mobilité… Quelles pratiques pour quelles entreprises ?

Usine digitale, 23 septembre 2016

L’email va mourir… et c’est tant mieux !

Jean-Philippe Cunniet, 18 octobre 2016

Les statistiques mondiales sur l’envoi d’emails sont « Big Data-esques »!

En 2016, plus de 43 milliards d’humains s’envoient 183 milliards d’emails chaque jour.

Les emails-killers arrivent : ils s’appellent Slack ou facebook at work…

Mais non, il ne va pas mourir l’email

De même que le timbre postal et le crayon à papier à mine graphite sont encore là, l’inventeur de l’email peut se rassurer : Le courrier électronique sera (sous une forme ou sous une autre) encore là bien longtemps, car tout co-habite : le LIFI ne tuera pas le WIFI, ni le bluetooth, ni rien d’autre. Ils seront tous copains, et eurent beaucoup d’enfants !

Recherches universitaires

Genre analysis of structured e-mails for corpus profiling

Malcolm Clark (Aberdeen), Ian Ruthven (Glasgow), Patrik O’Brian Holt (Aberdeen), 2008

This paper reports on our approach to the analysis of genre recognition using eyetracking. We focused on a collection of different types of email which could represent different datasets, such as, mailing lists for calls for papers, newsletters, etc. We found that genre analysis based on purpose, form and layout features is potentially effective for identifying the characteristics of these datasets and we have highlighted some of the new important features of genres. The results from a pilot study showed a clear effect, with an interaction between the email texts and the visual cues or features perceived and also the strategies employed for the processing of the texts. We found, in our small sample, that readers can determine the purpose and form of genres and that during this process some readers do skim the shape of the emails (form).

Yves TOUSSAINT : Sociologue, spécialiste des télé-relations

Jérôme Bouteiller, 23 mars 2000

Jérôme CHAUDEURGE – Comment situez-vous la messagerie électronique par rapport à la parole, à l’écrit traditionnel, au téléphone ? Génère-t-elle un mode de communication différent ?

Yves TOUSSAINT (sociologue) – oui, elle génère une forme d’écriture parlée sur une page d’écran informatique dont les modes de lecture et d’écriture n’ont pas d’équivalent avec les les formes classiques d’échange interpersonnel. Ainsi, les correspondances des littéraires du 18ème siècle ne s’effectuaient pas sur le même mode même si elles ne sont pas sans rapport.

The Dos and Don’ts of Work Email, from Emojis to Typos

Andrew Brodsky, 23 avril 2015

Understand what drives how emails are interpreted. It is clear that people often misinterpret emotion in email, but what drives the direction of the misinterpretation? For one, people infuse their emotional expectations into how they read messages, regardless of the sender’s actual intent. Consider the email “Good job on the current draft, but I think we can continue to improve it.” Coming from a peer, this email will seem very collaborative; coming from a supervisor, it may seem critical.

 

 

 

2 réponses
  1. CAZENEUVE says:

    Une belle mosaïque de regards, d’essais et d’analyses sur le phénomène mail. Universel et multiforme il fait l’objet de toutes les attentions. Le MOOC  » le mail dans tous ses états  » devrait satisfaire dès la semaine prochaine, à bien des égards les plus exigeants en indiquant les chausses-trappes d’une route numérique à risque.

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  1. […] et également sur Youtube – ce billet constitue une suite à la bibliographie du MOOC intitulée Lectures autour du mail et publiée en janvier […]

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