Documentum, le dernier ECM

Marie-Anne Chabin nous a transmis via Linkedin l’excellent texte de Lucia Stefan. En voici, pour plus de facilité, une traduction en français. Toute approximation sera de mon entière responsabilité. Bonne lecture. Bruno Danvin (CR2PA)

Documentum, le dernier ECM

Lucia Stefan, MPhil, Records Management and Data Privacy Consultant – Owner of Archiva Ltd

Original English version posted en Linkedin, on September 2016 ici

L’acquisition d’EMC DOCUMENTUM par OPEN TEXT (cf 1 ci-dessous) est probablement le dernier chapitre dans l’existence de systèmes de gestion de contenu des entreprises (ECM en anglais). Préalablement appelés systèmes de gestion documentaire et d’archivage (Electronic Document and Records Management, EDRMS), les ECM ont été des instruments puissants de management de l’information à leur apogée (en 2006-2009 à peu près). Ils furent aussi particulièrement détestés par leurs utilisateurs car ils bridaient leur liberté de faire ce qu’ils voulaient sur leur serveur de fichiers, les EDRM étant venu mettre  un peu d’ordre bienvenu dans la capture, la gestion et la destruction des documents archivés.

Pour comprendre le succès puis le déclin des ECM/EDRMS, nous devons retourner vers les années 90 quand le travail de bureau bascula du papier vers le numérique. Un archiviste donne une description très amusante de cette période (note 2). Il suffit de rappeler ici que le records management n’était pas considéré comme une discipline scientifique mais uniquement comme un ensemble de bonnes pratiques pour gérer l’archivage des documents. Les records managers étaient peu nombreux ; les équipes s’occupant des documents et des archives étaient essentiellement formées des secrétaires et d’experts n’ayant  le plus souvent qu’un niveau de formation secondaire.

L’arrivée des ordinateurs hissa  le management de l’information à un niveau plus élevé. Les universitaires commencèrent à s’intéresser au sujet (note 3). Au Royaume Uni, l’un des pionniers fut mon Alma Mater, l’University College de Londres, avec le programme ICARUS (note4). Mes premiers pas dans l’archivage électronique eurent lieu dans ce cadre, en 2003 je crois. Puis la Commission Européenne commença à s’intéresser au sujet et organisa le forum DLM, le principal objectif étant d’explorer, promouvoir et mettre en œuvre une coopération plus approfondie dans le domaine des archives électroniques au niveau de l’Union Européenne. Au moment de sa création DLM était l’acronyme français de « Données Lisibles par Machine » mais, depuis le DLM forum de Barcelone, l’acronyme signifie Document Lifecycle Management (gestion du cycle de vie du document en français) (note 5)

La montée en puissance des systèmes ERM et EDM

D’un point de vue technologique, les premiers systèmes à faire leur apparition concernaient les processus transactionnels (Transaction Processing System, TPS) orientés gestion quotidienne des affaires. L’accent fut mis sur les données  (tri, ordonnancement, mise à jour, fusion) et la création de documents comme les factures clients ou ordres de paiements. Les TPS furent construits à partir du système traditionnel de bases de données (Database Management Systems, DBMS) . Mais ces bases de données ne pouvaient pas ou ne voulaient pas remplir les besoins d’archivage pour les organisations. Les Services de l’Etat avaient besoin de systèmes d’archivage électronique que les fournisseurs ne pouvaient produire sans avoir des orientations spécifiques. Aussi les Archives Nationales de plusieurs pays commencèrent à poser des exigences pour les systèmes au regard des lois et règlements locaux. Le premier projet de recherche concernant les métadonnées essentielles pour l’archivage électronique date de l’époque 1993-1996 à Pittsburgh (note 6). Il fut suivi par de nombreux autres. Le plus célèbre a été le standard DIRKS créé par les Archives Nationales d’Australie. Mais n’essayez pas de retrouver DIRKS sur le réseau ; il a été retiré pour « éviter toute confusion » (sic). Ce fut pourtant un document capital dans l’histoire du records management électronique ! C’est sur la base de DIRKS qu’ont été élaborées les parties 1 et 2 de l’ancienne version d’ISO 15489.

Au Royaume-Uni, les Archives Nationales (TNA, The National Archives) ont publié deux séries d’exigences fonctionnelles (initialement en 1999, la dernière version datant de 2002) pour promouvoir le développement des logiciels de records management électronique. De même le TNA de 2002 est difficile à trouver si vous ne savez pas où le chercher. Le chemin est indiqué en note 7 ci-dessous .

Les premiers ERM avaient un défaut majeur : la différence entre un document d’archives  électronique et un document d’archives papier n’était pas comprise correctement. On supposait que les documents électroniques pouvaient être gérés exactement comme les documents papier (par exemple, TNA 2002 puis Moreq2 exigeaient de constituer des sous-dossiers pour les documents numériques comme pour les dossiers papier). Cette hypothèse s’est révélée fausse.

Les EDRM furent construits autour de bases de données à un bout et un client serveur ou une interface web à l’autre bout. En 2007 il y avait cinq principaux types de systèmes selon les dires des constructeurs eux mêmes : EDRM (Electronic Document and Records Management), ERM (Electronic Records Management), EDM (Electronic  Document Management), ECM (Enterprise Document Management) et EKM (Enterprise Knowledge Management). Je ne crois pas qu’un seul EKM ait vu le jour.

Les premiers EDRM furent constitués en reliant ERM et EDM, les fournisseurs possédant l’un achetant généralement l’autre. Le premier système Hummingbird que j’ai installé en 2003 était encore incomplet. Pour accéder à la partie ERM, l’utilisateur qualifié devait se déconnecter de la partie EDM pour se connecter dans la partie ERM, les deux parties étant disjointes. Le système fut unifié en 2005 .

Le système Hummingbird fut acheté par Open Text en 2006 et rebaptisé E-DOCS. Il y eut une phase de consolidation de l’offre EDRM pendant toute la période de croissance du marché. Open Text fut l’acheteur le plus actif ; au cours de ces années, la société acheta IXOS, Hummingbird,R/KIV, Vignette, Artesia pour n’en citer que quelques uns. Seul un petit nombre survécut, la plupart de ces produits étant retiré pour ne pas entrer en concurrence avec les produits Open Text.

L’apogée

Au Royaume Uni, les Archives Nationales décidèrent d’évaluer les différents programmes au regard des exigences du TNA 2002. Ce programme d’évaluation fut officiellement clos en décembre 2004 mais les tests furent poursuivis jusqu’à l’automne 2006. Je fus un membre de cette équipe dirigée par Richard Blake, le chef du Records Management Advisory Service. Je me souviens que tous les principaux systèmes disponibles sur le marché britannique furent testés et certifiés, à l’exception d’EMC DOCUMENTUM. Bien qu’ils furent contactés en vue de la certification, jamais la société ne contacta l’équipe TNA pour tester le produit.  A la fin du programme, EMC DOCUMENTUM se plaignit que la fin du programme les empêchait leur produit d’être certifié TNA 2002. Pour l’histoire, cette réclamation n’était pas justifiée. Le programme de test s’est arrêté avec six semaines d’avance, parce qu’EMC DOCUMENTUM ne s’était pas manifesté. DOCUMENTUM était le dernier EDRM sur notre liste.

Les exigences de TNA 2002 et les tests associés eurent un impact considérable sur le développement des systèmes ERM en Grande Bretagne et au-delà. Ce fut une occasion unique pour toutes les parties, experts en records management et industrie informatique, de se réunir pour discuter du développement de ces systèmes. Une fois le programme de tests terminé, la collaboration étroite entre l’industrie et les spécialistes cessa cependant. La Commission Européenne essaya d’étendre le programme de test en établissant des standards européens, Moreq et plus tard Moreq2010. C’était trop tard, l’industrie avait évolué et ces standards devenus inutiles. Le nouveau venu, MICROSOFT SHARE POINT réussit à concurrencer les puissants EDRM.

Un déclin rapide

Les EDRM sont des outils très puissants et efficaces s’ils sont bien paramétrés et mis en œuvre. Mais ce fut rarement le cas ; la plupart des mises en œuvre ne répondirent pas aux attentes et furent rejetées par les utilisateurs. Les systèmes ECM/EDRM coûtaient aussi très cher et nécessitaient des ressources importantes pour leur mise en œuvre et leur gestion .

Les industriels en furent conscients et commencèrent à adapter les outils. Les EDRM, y compris  EMC DOCUMENTUM, se transformèrent en ECM de façon indolore, leur structure devint modulaire. Le client pouvait choisir certains modules, ne pas mettre en œuvre d’autres. Dans la plupart des cas, le module records management fut laissé de côté, car la plupart des clients n’étaient pas intéressés ou ne savaient pas donner une valeur aux enregistrements.

MS SharePoint tenta de développer un système de records management car les organisations devaient légalement organiser correctement leurs enregistrements. Malheureusement, ce que Microsoft ne voulait ou ne pouvait pas comprendre était que SharePoint avait d’abord été conçu comme un système collaboratif et la gestion de contenus sur le Web alors que les ECM, avec leurs puissantes Bases de Données étaient conçus pour gérer des documents et des enregistrements dès leur conception. Collaborer ou utiliser le Web ne furent jamais au programme des ECM.

Comme MS Sharepoint fut créé en ayant à l’esprit les besoins des utilisateurs, le module de records management fut jugé inutile sans les pressions de tierces parties. La différence structurelle entre la plupart des ECM et MS SharePoint  fut mise en évidence dès le transfert de contenu d’un système vers l’autre, une opération difficile et fortement consommatrice en temps.

Aujourd’hui la plupart des ECM sont devenus des reliques d’une époque passée. DOCUMENTUM, le plus grand succès commercial, est le dernier  grand ECM.

L’avenir ? Quel avenir ?

Je ne saurais prédire un grand avenir à DOCUMENTUM, sachant qu’Open Text a l’habitude d’acheter les produits concurrents pour les faire disparaître. Les systèmes d’ECM étaient, et sont toujours, trop gros, trop complexes et trop chers pour avoir une chance d’exister longtemps. Comme les dinosaures, tôt ou tard, ils disparaîtront, laissant à leur place des animaux plus petits, plus simples et plus agiles. Dans l’industrie informatique, l’un des ces animaux est MS SharePoint. D’autres vont certainement advenir.

2 réponses
  1. DELION François says:

    Merci Bruno pour cet article. Je partage ton avis. Reste à trouver les leviers pour faire comprendre aux organisations en surcharge d’activité et effectifs réduits (en tout cas c’est le cas chez nous) l’importance et la valeur ajoutée qu’il y a à consacrer un peu de temps, à prendre cette bonne habitude de gérer ses informations.

    Bonne journée à toues et tous,
    François

    Répondre
  2. Bruno DANVIN says:

    Le remarquable article de Lucia Stefan ne manquera pas d’impressionner tous ceux qui s’intéressent aux problématiques d’enregistrement s électronique des documents, et plus encore tous ceux qui sont responsables dans les entreprises ou organisations de la bonne tenue de ces enregistrements au travers des outils d’archivage électronique. Rappelons ici seulement la conclusion sans ambiguïté de l’auteure : « les systèmes ECM étaient- et sont toujours- trop gros, trop complexes, trop chers pour durer longtemps. Comme les dinosaures, tôt ou tard ils disparaîtront… »

    Bigre ! Ce n’est qu’un outil diront les moins pessimistes. Ce serait oublier :

    – d’une part les efforts importants –en temps, en argent- déjà accomplis dans les entreprises et le nouvel investissement à consentir dans un monde où les frais généraux sont toujours considérés comme trop élevés ; belles empoignades en perspective
    – d’autre part que s’il est vrai que l’outil est toujours second, tout nouvel outil a toujours façonné, pas toujours pour la bonne cause, l’objet fabriqué en fonction de ses (in)capacités. La peinture à l’huile naît-elle des besoins des peintres flamands ou la peinture flamande prend-t-elle un nouvel essor grâce à la peinture à l’huile ? Les deux, bien sûr.

    Le séisme annoncé par Lucia Stefan est certainement une opportunité à saisir pour revenir aux fondamentaux de l’archivage managérial. En partIculier, ce qui importe est de bien définir ce que l’on doit conserver et, là, il n’y a pas d’autre méthode que de définir la valeur du document.

    Force est de constater, là aussi avec les meilleurs commentateurs dont Lucia Stefan, qu’avec le numérique, tout a changé.
    Un document numérique ne se conserve pas comme un document papier. Certes.
    Mais avec les ordinateurs et le coût sans cesse diminué des capacités de mémoire, une véritable inversion de l’attitude à adopter doit s’opérer.

    Dans l’ère du tout papier, une époque pas encore (et probablement jamais) révolue, la question qui se posait était de conserver ce qui devait l’être.
    Dans l’ère du numérique, la question devient : qu’est-ce que je dois oublier ? Et c’est loin d’être évident dans un monde où tout apparemment se stocke indéfiniment .

    Dois-je moi-même plaider pour tout conserver au cas où ? se demandera-t-on ?
    La réponse est Non bien évidemment et peut-être moins que jamais : je dois conserver dans les conditions de datation (facilitées), d’intégrité (très difficile) les seuls documents qui ont de la valeur, ceux dont la perte présenterait un risque pour l’entreprise. Et cela fait souvent très peu.
    Gageons qu’une fois cette analyse réalisée par les métiers (et leurs managers), cela facilitera la mise en place d’outils plus petits, plus simples et plus flexibles comme l’appelle de ses vœux Luciana Stefan .

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