Le duo dématérialisation et archivage électronique-compte rendu

Rencontre Sollan-1Dans le cadre des déjeuners–débats organisés par le cabinet Sollan, le thème de « dématérialisation et archivage électronique : un duo incontournable ? » a été abordé le mardi 16 février 2016 au Cercle National des Armées.

Liminaire

Entre obligations légales, contraintes métiers, rationalisation du partage d’information, les questions que suscitent tant les projets de dématérialisation que d’archivage sont multiples et les réponses varient selon l’organisation de l’entreprise et la nature du projet.

Pensés de manière complémentaire, les projets d’archivage et de dématérialisation peuvent mener vers une meilleure maitrise des projets et une rationalisation des coûts à long terme.

La présentation, avec en final une tentative de montrer les architectures actuellement disponibles pour répondre à ce besoin, donne une première approche pour une population découvrant leur besoin nouveau en dématérialisation en lien avec une réglementation en cours et surtout à venir qui les amène à avoir une première réflexion sur ce sujet. L’ouverture vers l’archivage électronique est une composante nécessaire pour lever les confusions entre sauvegarde, stockage, GED et conservation.


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Contexte

Ce débat a démarré par les constats suivants :

  • La dématérialisation a le vent en poupe.
  • Les entreprises, par les projections d’économies et d’optimisations engendrées, multiplient les initiatives (Dématérialisation duplicative ou native de factures, de contrats, de fiches de paies, etc.).
  • Un périmètre en extension avec des besoins émergents du fait du contexte conjoncturel voire structurel (facteurs économiques), des évolutions réglementaires (facteurs réglementaires ou politique), l’ouverture de nouveaux marchés (internet, e-achats,…) ou la maturité de certaines solutions (facteurs technologiques) révèlent de nouveaux besoins.

Pour autant, tous les projets de dématérialisation impliquent-ils d’archiver électroniquement ?

L’archivage numérique permet d’assurer la conservation des documents dématérialisés de l’entreprise dans la durée. Une question stratégique depuis que le document numérique a la même valeur que le document papier au regard de la loi.

Rencontre Sollan-2

Contraintes internes aux entreprises

Plusieurs contraintes sont abordées :

  • Des implications limitées des DSI des différentes entreprises présentant
    • une notion de l’archivage peu maitrisée fonctionnellement,
    • une vision très technique ou une vision réglementaire sans forcément percevoir le besoin de projet transverse à destination des métiers,
    • une faible connaissance de ce marché très hétérogène en prestataires en constante évolution.
      La difficulté de déterminer voire de prouver un ROI, compliqué en termes de coûts de stockage ou en terme de calcul de risque.
  • Une difficulté à se projeter sous forme d’un projet complet intégrant logiciel, matériel, procédures, politique d’entreprises et organisation en lien avec une analyse de risque amont rattachée à la stratégie de l’entreprise.
  • Une prise en compte tardive par les métiers de la pression réglementaire avec parfois une ignorance de la transversalité des besoins au sein de l’entreprise qui aurait pu générer des besoins de mutualisation bénéfique à son fonctionnement.
  • Des contraintes souvent ressenties seulement de manière verticale au sein des entreprises par les entités les plus visionnaires.
  • Une difficulté à fédérer les attentes et les décisions liée à différents paramètres comme la pression variable des métiers, le portage des budgets, le décalage de la maturité d’analyse des besoins, le défaut de prise de conscience du management et la plupart du temps un sujet « couche basse » alors qu’il est sensible et stratégique avec une implication managériale forte nécessaire pour porter le changement…

Et le contexte externe?

Pour autant, tous les projets de dématérialisation impliquent-ils d’archiver électroniquement ?

La nécessité de rappeler les grands jalons réglementaires apportent un éclairage complémentaire :

Reconnaissance de l’écrit électronique comme preuve avec la Loi 2000-230 du 13 mars 2000, et l’article 1361 du code civil (équivalence de force probante entre les écrits sous forme papier et électronique)

La loi du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique,

La loi 2008 de modernisation de l’économie

La Directive TVA 2010/45/UE concernant l’égalité facture papier / numérique

La loi NOTRe 2015 sur la nouvelle organisation territoriale de la République

Ordonnance 2016 131 du 10 février 2016 sur la Réforme des droits des contrats, du régime général et de la preuve des obligations dont la copie réalisée sur support électronique a la même force que l’original.

En France le droit de la preuve est libre mais il y a des domaines où la loi impose certains moyens de preuve associés à des durées mais parfois aussi aucune modalité spécifique n’est proposée.

Ainsi en cas de litige, l’entreprise devant pouvoir justifier ses droits doit définir de manière préventive :

  • Les modalités d’établissements de ses documents engageants,
  • Son référentiel de conservation,
  • Sa démarche de constitution de preuve libre,
  • Sa démarche de respect de la loi lui imposant de constituer certains moyens de preuve.

Pour exemple il est indiqué que pour une même pièce différentes durées de conservation coexistent.  Ainsi pour une facture six ans en termes de comptabilité, dix ans en terme commerciale voire en fonction de contentieux l’entreprise peut être amenée à la conserver indéfiniment en fonction de son analyse de risque.

Quid des applications existantes et leur position en regard de l’archivage électronique ?

Le balayage des applications concernées associé aux besoins métiers permet de percevoir la multiplicité des systèmes métiers permettant de stocker les informations (CRM, ERP, RSE, GED, PLM, SIG), voire pour certaines de les conserver.

Un des modes communs de ces applications est de permettre de répondre en termes d’objet numérique à la question : comment constituer une preuve légale ou une preuve libre ?

La nécessité de rappeler les objectifs génériques de l’archivage électronique et ses besoins ont fait l’objet des propos suivants :

Des besoins de statuer sur la stratégie d’archivage des originaux et de disposer d’une piste d’audit fiable,

Pouvoir restituer une information au bout d’une durée potentiellement longue en étant capable de garantir son intégrité au moment de la restitution,

Conserver cette information sans que cela ne coûte trop cher.

En lien avec les notions d’Archivage à valeur probatoire ( Se conformer aux exigences légales et réglementaires),  d’Archivage patrimonial (Capitaliser le savoir-faire pour l’exploiter ultérieurement) et  d’Archivage SI (pour conserver des éléments de SI permettant de limiter la gestion des objets « obsolètes », de décommissionner les anciennes applications et de diminuer les coûts de stockage).

Le cadre normatif dense est balayé à travers NF Z42-013 (notion de conservation), MoReq (notion d’organisation), ISO15489 (cycle de vie / durée de conservation) et ISO14721 (OAIS). Ce ne sont pas des garanties complémentaires mais il est plus simple en les appliquant, même partiellement, d’avoir une possibilité de conformité de la conservation.

Une option forte affirmée, ne pas conserver la donnée dans les systèmes métiers pour des raisons que ceux-ci n’offrent pas les mêmes niveaux de sécurisation et de pérennisation, que la donnée vivante est plus chère à conserver et de plus elle n’est pas centralisée.

Quelle organisation ?

Trois stratégies

  • Stratégie 1 : un SAE vertical, solution spécifique d’un métier,
  • Stratégie 2 : un SAE socle, solution d’archivage transverse couvrant l’ensemble des besoins légal, technique et patrimonial,
  • Stratégie 3 : une cohabitation gérée dans le temps par une approche progressive alliant des actions de dématérialisation en silo sur des fonctions transverses dans le temps avec un archivage spécifique, puis prise de conscience sur des besoins dispersés et réflexions sur une approche globale.

Quelques points de vue des partenaires de la matinée

Kofax. Il n’a pas de vision de l’archivage électronique en lien immédiat avec la dématérialisation. Tout est pris comme un tout.

Cecurity. Sa démarche s’appuie sur la complémentarité entre coffre-fort électronique communiquant et SAE dans un projet de dématérialisation.

Everteam. Dans un contexte de dématérialisation ; Une démarche qui s’oriente vers une articulation GED/archives qui est génératrice de simplification dans le cadre d’une gestion intégrée faisant place à la notion de records management.

Generix group. Intégration des notions de SAE, de coffres-forts, de pises d’audit …. pour respecter la réglementation dans la notion de All In One.

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