Un des apprenants du MOOC « Bien archiver : la réponse au désordre numérique » demande quelle est la différence entre les deux expressions « référentiel de conservation » et « charte d’archivage ». La réponse, remontant aux origines des deux expressions, étant un peu longue, je la publie ici, en rappelant que les inscriptions à cette session 2 du MOOC seront closes le 14 décembre.
D’où vient l’expression « référentiel de conservation » ?
Comme cela est expliqué dans la présentation « Construire un référentiel de conservation » (semaine 5 du MOOC), l’expression « référentiel de conservation » est apparue pour la première fois en France (en français) dans la traduction d’ISO 15489 en 2001, et plus précisément dans le fascicule 2 de la norme, dénommé « rapport technique ».
Dans cette norme, « référentiel de conservation » traduit l’anglais « records disposition authority » dans trois passages différents de la norme (ISO 15489-2, § 4.2.1 – § 4.2.4 et § 4.3.5).
Pour le point 4.2.1, la version anglaise dit :
The principal instruments used in records management operations are:
- a classification scheme that is based on business activities;
- a records disposition authority; and
- a security and access classification scheme.
Et la version française dit :
Les principaux instruments de travail utilisés au cours des opérations de Records management sont :
- un plan de classement basé sur les activités de l’organisme ;
- un référentiel des délais de conservation et du sort final ; et
- une classification pour la sécurité et l’accès.
Comme on peut le voir, et n’en déplaise aux tenants de la traduction mot à mot, référentiel traduit authority et conservation traduit records disposition.
Remarques :
- le mot autorité en français est ambigu ; il renvoie à un organisme de contrôle et non à un document de référence et le mot anglais authority est bien un document de référence ;
- disposition est en anglais le fait de « disposer de quelque chose » au sens latin du terme, c’est-à-dire de décider de son sort (dans l’archivage, cela correspond le plus souvent à destruction ou à transfert aux archives historiques) alors que mot disposition en français dans le monde de l’information fait penser à l’expression « mettre à disposition » ce qui n’a rien à voir, bien si quelques plaquettes commerciales français-anglais tombent encore dans le panneau.
L’idée était de rendre en français cette notion d’un document de référence (référentiel) qui indique quand on peut détruire (disposition) les documents qui ont été archivés en raison de leur intérêt (records). C’est « référentiel de conservation » qui est sorti. Le concept était assez nouveau en France ; il fallait une expression nouvelle.
Une remarque incidente : la traduction française de ISO 15489 parle de « délai » de conservation alors qu’il aurait été plus correct de parler de « durée » de conservation. En effet, c’est bien l’expression « durée de conservation » que l’on rencontre régulièrement dans les codes de loi français, par opposition à « délai » de prescription qui décrit non pas un fait (laps de temps pendant lequel un document est préservé) mais une possibilité (laps de temps pendant lequel on peut agir en justice).
Deux ans plus tard, en 2003, Archimag a publié le Guide pratique : Mettre en place le records management dans son organisation, traduction d’une publication anglaise de Catherine HARE et Julie MacLEOD. L’expression « référentiel de conservation » y est mise en avant. Elle traduit là l’expression anglaise « traditionnelle » du records management, à savoir « retention schedule » que les archivistes québécois appellent depuis fort longtemps « calendriers de conservation ».
Enfin en 2006, le livre Dématérialisation et archivage électronique. Mise en œuvre de l’ILM, co-rédigé par Jean-Marc RIETSCH, Eric CAPRIOLI et Marie-Anne CHABIN et publié par Dunod / 01 informatique, adopte également le « référentiel de conservation » pour désigner cet outil méthodologique de mise en forme des règles de conservation/destruction des documents à archiver dans une entreprise ou un organisme.
D’où vient l’expression « charte d’archivage » ?
Cette expression est plus ancienne dans la langue des responsables d’archivage que « référentiel de conservation ». Elle est apparue dans les années 1980. Sauf erreur de ma part, c’est le cabinet de conseil Bureau van Dijk qui en est à l’initiative, et plus précisément le consultant Philippe MARTIN (si d’autres personnes ont d’autres informations, merci de les partager). Cette expression « charte d’archivage » désignait à l’époque, et désigne encore parfois, ce que d’autres appellent en France un « tableau de gestion d’archives », expression terne et floue qui renvoie aux tableaux que dressent les archivistes des documents d’un service avec les durées d’utilité et les critères de tri pour les archives historiques.
L’objectif de cette nouvelle expression était de valoriser davantage l’outil méthodologique de gestion des archives (le mot charte est plus porteur que tableau) et aussi de mettre l’accent sur la démarche d’archivage (le geste lié au flux pour la maîtrise des risques documentaires dans l’entreprise) par opposition à la gestion du stock orientée histoire.
Donc, charte d’archivage a été plus ou moins dans les années 1990, avant la diffusion de la norme ISO 15489, l’équivalent de « tableau de gestion » pour le secteur privé, secteur un peu plus sensible au « marketing » de l’archivage et donc à la fadeur des mots tableau et gestion.
Le mot « charte » insiste sur le caractère solennel (cf École des chartes, etc.) ou du moins référent du document. Il souligne qu’il s’agit de règles de conservation qui sont validées par la direction générale de l’entreprise et c’est important.
De ce fait (connotation solennelle), l’expression « charte d’archivage » a parfois été utilisée pour désigner non pas le tableau des règles de conservation/destruction mais le document de politique d’archivage, c’est-à-dire l’énoncé des principes et recommandations au sein de l’entreprise (voir la semaine 4 du MOOC).
À ma connaissance, cette expression est toujours utilisée, tant pour le tableau des règles que pour la politique. Elle n’apparaît dans aucune norme mais est assez parlante pour les utilisateurs qui ne sont pas spécialiste du sujet.
Sur le fond
Le référentiel de conservation est vraiment conforme aux principes du records management, et il faut se méfier des « tableaux de gestion » à l’ancienne qui ont été rebaptisés « référentiel de conservation » sans en présenter les caractéristiques…
Répétons le encore, avec le records management, les règles de conservation doivent être présentées par processus (par activité) et non par service, ou par support.
Complément sur le rapport entre les mots archivage et conservation. Ce qui est expliqué dans ce cours est que l’archivage est un geste (transférer un document à risque dans un système apte à le gérer, autrement dit créer le « record ») et la conservation (preservation) est l’opération de maintenance de la qualité du document archivé pendant tout son cycle de vie. Le terme conservation peut aussi être compris comme responsabilité de garder, terme juridique correspondant à l’anglais retention.
L’origine des mots est toujours instructive.
Sachant cela, à chacun de s’approprier 1/ le bon concept ; 2/ l’expression qui le porte le mieux.
