La gouvernance de l’information dans les entreprises

Le 22 septembre dernier, la rédaction d’Archimag nous conviait à une matinée consacrée à la gouvernance de l’information, en partenariat avec RSD.

La première partie de la matinée était consacrée à une présentation du dernier baromètre de la gouvernance de l’information publié par SerdaLab[1].  Le fait que ce baromètre existe depuis 2011 permet de dessiner des tendances et de montrer l’évolution des concepts et des prises en considération dans les organisations. Ainsi, le pourcentage d’organisations (publiques ou privées) qui ont des projets en cours ou réalisés est passé de 47 % en 2011 à 62% en 2015.

C’est le volume croissant des données internes qui est la première préoccupation des organisations. Les enjeux sont surtout d’en organiser l’accès et le partage ainsi que la pérennité. Gagner en efficacité et donner la bonne information au bon collaborateur sont les principales attentes en matière de gouvernance de l’information : rien de nouveau sous le soleil direz-vous. Mais ce qui est nouveau, il me semble, et là où nos préoccupations rejoignent celle des utilisateurs et des services informatique, c’est la demande forte d’offrir à l’utilisateur un point d’accès unique aux données.

Parmi les freins, celui cité dans les commentaires, est la complexité perçue de ces projets.

RSD dans la seconde partie, répond qu’un projet mené en plusieurs étapes ou plusieurs projets est la solution. Cela permet de dégager rapidement des résultats tangibles, valorisables auprès des instances et du personnel, et de lisser les investissements en ressources et en temps.

Les étapes incontournables pour démarrer un projet sont :

  1. Un vocabulaire commun pour arriver à un contour acceptable et compris par tous
  2. L’unification du cycle de vie et des politiques de conservation (indépendamment des référentiels de format et de système)
  3. Le lien automatique entre les règles de conservation et les plans de classement par domaine d’activité
  4. L’exploitation (capture, recherche, consultation) de l’ensemble des archives indépendamment du système en place.

Enfin, un point-clé est de suivre et de mesurer la mise en œuvre de l’efficacité et des bénéfices du programme. Ainsi la traçabilité du projet auprès d’un comité de direction ou de pilotage permet un suivi régulier et une validation tout au long du projet.

La discussion avec la salle (Air France, Crédite Agricole, KLEE Group, BPCE, Astellas, Unibail Rodamco, Systra, Egis, Keolis, Areva, UIC, Ardian)  a rapidement porté sur la gestion des mails. Question récurrente qui m’a permis de faire un retour d’expérience entendue lors de  la journée du CR2PA en juin 2015 « le mail dans tous ses états ».

Le livre blanc en lui-même est une mine d’informations qui permet de situer sa propre organisation et sa maturité dans un panel assez représentatif. Il donne aussi des pistes intéressantes en matière de modèle de gouvernance.

Archimag-Gouvernance

[1] La gouvernance de l’information dans les organisations françaises – 4ème édition – SerdaLAB et Serda Conseil – mars 2015 – http://www.serdalab.com/livres-blancs/

 

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