L’orphelinat a fermé ses portes !

Les responsables de projet d’archivage se sentaient orphelins dans leur entreprise. Ils ont maintenant trouvé une famille. Retour sur un parcours en trois étapes.

Fin du XXe siècle : l’archivage, c’est l’affaire des autres…

Il y 20 ans à peine, une éternité pour les accros du « tout connecté », on côtoyait en entreprise, ceux qui avaient pour tâche la gestion de l’archivage : secrétaires, agents de classement, archivistes, petites mains et tous les autres qui ne se sentaient en rien concernés. Ce temps est heureusement en passe d’être oublié.

Début des années 2000 : une responsabilité identifiée mais en déshérence

Il y a moins de 10 ans, on observait un début de prise de conscience de quelques dirigeants, face au patchwork documentaire (papier, disquettes et CD illisibles, documents numérisés…) que l’on trouvait dans les boîtes d’archives et qui amenait les plus « curieux » d’entre eux à engager une réflexion.

Le tsunami numérique guettait, il fallait peut-être faire quelque chose, compte tenu des risques documentaires croissants !

Les plus visionnaires décidaient d’engager un projet d’archivage, sans tarder.

Je fais partie de ces pionniers de l’exercice, n’étant pas issu du sérail des « archivistes », ma première réaction est de me dire que le projet n’est pas sexy ! Comment s’y prendre ? Où sont mes alliés dans l’entreprise ? Quel sera le bénéficiaire ?  Où sont les responsabilités ? Sur qui s’appuyer  pour structurer la démarche ?

Mais, comme dans le désert, personne à l’horizon ! Dans quelle direction aller ? On se sent alors bien seul. Une planche de salut: le web ? mais que de confusion dans les solutions envisageables sur étagères (« ne vous inquiétez pas, on s’occupe de tout » alors que je n’ai pas encore exprimé mon besoin) ; le vocabulaire  hétérogène à souhait : un maquis de normes difficile à décrypter, des discours confus, beaucoup d’anglicismes inutiles !

orphelinat-2Pour tout dire, j’étais un directeur de projet bien orphelin et désemparé.

Seule satisfaction, mais bien modeste, je découvre que je ne suis pas le seul orphelin à chercher ma voie, en engageant mon premier benchmarking avec  d’autres entreprises.

Des questions se posent : Comment nous fédérer, porteurs de projet ?comment identifier les bonnes pratiques ?comment sensibiliser le management qui est directement concerné mais ne le sait pas forcément ?

C’est ainsi qu’est né en 2008 le CR2PA, le club dédié à des utilisateurs qui peuvent travailler en confiance, afin que chacun puisse bénéficier des bonnes pratiques de ses « aînés », et y trouve une légitimité naturelle dans son entreprise ; en un mot y rencontre une nouvelle famille, un réseau social concret. Ces échanges et les livrables partagés constituent un véritable accélérateur de pré requis  pour réussir son projet d’archivage, en y gommant sans hésitation, tous les « bruits » parasites.

2015 : un MOOC sur l’archivage largement partagé

La brique du  MOOC du CR2PA: «  Bien archiver: la réponse au désordre numérique »  vient tout récemment de compléter la boîte à outils du responsable de projet et de ses correspondants dans l’entreprise. Tout en mettant en perspective le meilleur cheminement pour réussir son projet d’archivage managérial, il offre un langage commun à la portée de tous.

Le panel des nombreux témoignages de chefs de projet et d’experts qui jalonnent le MOOC permet par ailleurs d’affirmer le caractère « universel » de ce projet transverse d’entreprise. C’est un atout majeur pour convaincre définitivement son commanditaire (direction générale, sponsor, directeur …), encore trop souvent perplexe face à des risques documentaires qui seront avérés dans le futur. Parler de temps différé n’est pas chose facile en entreprise quand tous les indicateurs d’objectif privilégient le court terme !

Avec le MOOC, un  nouveau cap est  franchi, l’orphelinat a fermé ses portes. La famille d’accueil du CR2PA ouvre grand les siennes pour accompagner vos premiers pas, vous conseiller, partager les bonnes pratiques  et vous abriter sous son arbre de vie qui enracine l’entreprise dans une gouvernance efficace de l’information à risque ; un formidable accélérateur pour réussir votre projet. Rose Robinier et son équipe des Serres d’Eupéa peuvent en témoigner : le chemin est tout tracé.

Pour conclure, voici un témoignage d’un de nos adhérents, parmi de nombreux reçus ces dernières semaines : «  on se sent « orphelins » dans nos entreprises, on a l’impression d’être à la traîne par rapport aux autres, mais finalement, quand on suit le MOOC avec attention l’on se rend compte qu’on n’est pas tant en retard que cela ! »

La montagne est tellement plus facile à gravir lorsque l’on est en cordée. Avec une cordée, que de temps gagné !

orphelinat-3

3 réponses
  1. Christine de Gouttes says:

    Bonjour,

    C’est exactement cela ! Je n’aurais pas pris la métaphore de l’orphelinat (plutôt celle du désert : crier tout seul puis l’oasis rafraîchissante du MOOC) mais vous avez bien décrit nos parcours. Et rassurez-vous, en tant que spécialiste de l’information, je me suis posé exactement les mêmes questions que vous au début du projet. Je ne sais pas si c’est vraiment une question de « sexytude » ou bien si nos managers ont bien cette intuition que les projets seront tellement structurants qu’ils vont demander d’énormes efforts de management, de remise en cause et de changement. Je compare cela à la démarche performance et ici, rien d’obligatoire comme pour une certification. A bientôt le plaisir de faire votre connaissance !

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    • Bernard Ouillon says:

      Le CR2PA – le MOOC le résultat d’une vision porteuse de l’engagement d’un cercle de personnes ouvrant de nouvelles perspectives…..
      Le CR2PA, un club de partage, le MOOC un accélérateur mais aussi un catalyseur qui devrait constituer un soubassement permettant à chacune des entreprises se sentant concernée de construire leur architecture personnalisée en ayant identifié les différentes clés de voute.
      Le CR2PA c’est aussi un espace collaboratif, des ateliers favorisant le partage mais aussi et surtout un cercle de personnes impliquées et expérimentées transmettant leur savoir et leur motivation pour développer ce domaine confidentiel mais au comment riche en culture que constitue ce monde de l’archivistique, de la diplomatique pour répondre à ce besoin d’archivage managérial.
      Nous devons poursuivre ce travail de prospectives entrepris ayant conduit à la création du CR2PA, à la production de documents donnant des repères et du sens tout en assurant une continuité entre les précurseurs et la nouvelle génération des responsables de programme et de politique.
      La connaissance est là, un noyau de technologie et de normes existent en terme d’outils avec des évolutions rythmées par le besoin des différents intérêts économiques mais un langage avec son vocabulaire et sa technicité propre se met progressivement en place, à nous de poursuivre son apprentissage pour le rendre plus populaire et d’une certaine manière indispensable.
      Le MOOC et l’entreprise Serres d’Eupea en seront un exemple incontournable.
      A quand le MOOC 2…..PEA……

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  1. […] La dimension de l’échange (Sur ces questions, lire la tribune de Richard Cazeneuve sur la fermeture de l’orphelinat) […]

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