Considérer l’archivage au-delà de la “simple” conservation

Par Hélène Mouiche – Analyste Senior, responsable de l’expertise “Dématérialisation et Archivage” chez MARKESS

Dans sa dernière étude publiée en mai 2014 sur l’archivage, MARKESS revient sur les opportunités qu’offre la mise en oeuvre d’un projet d’archivage de contenus et de documents numériques pour les entreprises et administrations.

Si parmi les 130 organisations interrogées, toutes sont loin d’avoir la même maturité en matière d’archivage de contenus et de documents numériques, leurs décideurs s’accordent sur le principal catalyseur d’un tel projet : 85% d’entre eux évoquent le contexte légal et réglementaire qui impose la conservation de certains documents. Factures clients et fournisseurs, bulletins de paie, contrats commerciaux arrivent ainsi en tête en 2014 et devraient continuer à être dans la ligne de mire des projets menés d’ici 2016. Néanmoins, la liste des documents concernés n’est pas limitée, les projets d’archivage répondant également aux besoins des diverses directions telles que les directions techniques ou scientifiques ou celles en charge de la relation client dont les besoins croissent avec la “digitalisation” des échanges avec les clients.

Etude Markess

52% des décideurs jugent d’ailleurs que l’archivage peut jouer un rôle important dans la valorisation de leur  “business”. Au-delà de l’assurance de ne pas se trouver en position de risque, de tels projets répondent à des enjeux plus globaux et auxquels les organisations, qu’elles en aient déjà conscience ou non, vont être de plus en plus confrontées : suivi des informations, capitalisation des actifs immatériels, corrélation d’informations actives avec celles archivées pouvant être porteuse d’innovations, etc.

Dans les organisations considérées comme “matures” par MARKESS, près d’un décideur sur deux situe la mise en place d’un projet d’archivage de contenus et de documents numériques dans une démarche de gouvernance de l’information. De tels projets doivent donc reposer non seulement sur les compétences d’équipes pluridisciplinaires (métiers, informatique, archivistiques…) mais aussi bénéficier du soutien et de l’implication d’interlocuteurs au plus haut niveau (direction générale, stratégie, top management…). La perception des enjeux associés à la conservation par la direction générale est indispensable à la bonne réussite de ces projets, même si leur dimension technique ne fait aucun doute.

Dans de tels projets d’archivage, ce n’est d’ailleurs pas sur les points techniques que portent aujourd’hui les freins. Ceux-ci sont avant tout organisationnels et culturels : changement des habitudes de travail induit par l’introduction de nouveaux outils et de nouveaux processus à adopter, absence de culture “archivistique”, sensibilisation et responsabilisation des producteurs et utilisateurs des contenus numériques vis-à-vis de la conservation figurent parmi les cinq premiers freins identifiés dans l’étude de MARKESS. A l’instar des organisations “matures”, il convient de travailler en amont du projet sur ces aspects organisationnels afin de définir au plus près les besoins et impliquer les différents acteurs du projet : 73% des décideurs interrogés dans ces organisations mentionnent l’existence d’une entité chargée de la conservation des contenus et des documents numériques (avec en cas de attachement à la direction générale, le gage d’une vision forte et globale des enjeux de conservation) et 58% mettent en avant la présence de référents en interne, ambassadeurs des bonnes pratiques.

MARKESS est un cabinet d’études indépendant spécialisé depuis 15 ans dans l’analyse de la modernisation des entreprises et des administrations avec les technologies du numérique – www.markess.com

Pour télécharger le Référentiel de Pratiques, synthèse de l’étude “Conservation & archivage de contenus et documents numériques : pré-requis et solutions en réponse aux enjeux des entreprises et administrations” réalisée par MARKESS en partenariat avec le CR2PA : http://bit.ly/markessREF_ARCHNUM14

SS14G ARCHNUM BILLETS MARKESS       SOURCE MARKESS

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