Manifestation « Des éditeurs outillent l’archivage managérial » du 5 décembre 2013 – compte rendu

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Introduction

Editeurs 2013-6Daniel Colas, vice-président du CR2PA, accueille les participants à cette seconde édition des rencontres « entreprises utilisatrices- éditeurs de solutions », dans le cadre du CR2PA, un an exactement après la première séance du genre le 4 décembre 2012.

Le CR2PA, qui regroupe aujourd’hui quarante entreprises, s’est constitué sur ce constat que, malgré une réglementation abondante et malgré le développement des technologies, les entreprises ont toujours beaucoup de mal à maîtriser l’archivage de leurs documents. Constat que viennent confirmer les résultats de l’enquête menée au printemps par le CR2PA, où il apparaît que l’information en général n’est pas très bien traitée et que les données non structurées sont les moins bien loties avec des situations disparates selon les métiers.

Le CR2PA fédère l’expression de besoin d’un archivage managérial mais il n’y a pas de déploiement effectif de « la méthode » sans des outils. Les éditeurs à l’écoute du CR2PA et de ses adhérents seront plus proches de leurs prospects !

Concernant l’acquisition d’une solution pour l’archivage, l’enquête montre que le prix vient en tête des critères de choix (contexte économique contraint), juste avant la couverture fonctionnelle…

Daniel Colas remercie les partenaires pour leur engagement dans cet échange.

Gouvernance et système de gestion des archives, par Lionel Husson, Klee Group

Editeurs 2013-2Pour Klee Group, le système d’archivage est un composant majeur pour la gouvernance de l’information, au cœur du cycle de vie des documents engageants ou pérennes.

Spark Archives, qui a vingt ans d’existence, se présente comme un récepteur de documents produits par différents sources (tout le monde est producteur et récepteur de documents et informations qui vont arriver aux archives !), lié aux référentiels de gestion des archives et à la mise en œuvre de la politique d’archivage.

Il est utilisé dans les secteurs de l’énergie, de l’assurance, mais aussi dans les institutions publiques pour archivage patrimonial, plus spécialement pour les gros volumes ou les documents à criticité forte (autorités de contrôle).

Avec Spark Archives, l’archivage est conçu comme un service : diffusion des outils de gestion des archives et centralisation des règles. Il propose des tableaux de bord pour un pilotage à plusieurs niveaux et une amélioration de l’activité d’archivage.

Spark Archives est une solution modulaire et communicant pour constituer une solution complète d’archivage.

www.spark-archives.com

Retour d’expérience pour la solution Spark Archives, par Clotilde Cucchi-Vignier, Total

Editeurs 2013-5Clotilde Cucchi Vignier, en charge des archives pour le groupe Total, expose le choix de Spark Archives pour les archives papier, dans le cadre du projet SAPHY et du remplacement de l’outil « Traces ». Il s’agissait aussi d’outiller la politique de conservation des documents initiée en 2007, avec une volonté de l’entreprise de repenser la valeur de l’information autour de la gestion du risque, à la suite des injonctions de production de documents à la justice américaine (discovery).

Le choix de Spark Archives est lié à sa capacité à récupérer les données (description de plus de 100 km linéaires d’archives) ; en effet, si on ne retrouve pas les données après le changement d’outil, le projet perd de sa crédibilité.

Le changement d’outil a aussi permis de sensibiliser les décideurs. Or Spark Archives impose de définir les responsabilités vis-à-vis de l’archivage. L’outil est structurant et rigoureux, le processus industrialisé et global, le pilotage possible. Editeurs 2013-1

L’archivage pour les métiers, avec les métiers, par Karim Ghanem, HP Autonomy

HP gère tout type de contenus : messagerie, bureautique, GED, application métiers, vidéo et audio, soit plus de 1000 formats avec 400 connecteurs. Il s’agit d’une démarche de Gouvernance de l’information, avec trois sous-ensembles : la gestion de contenu, l’archivage et la eDiscovery, la protection des données.

En matière d’archivage, le propos d’HP Autonomy ne porte pas spécialement sur les processus (versement, etc.) ou sur les technologies (signature électronique…) mais sur la gestion des données qui ont besoin d’être archivées et qui souvent ne sont pas prises en charge par un projet d’archivage.

Il y a des métiers qui sont déjà sensibilisés à l’archivage, tels que les services administratifs, le juridique, les RH. Mais d’autres le sont moins : service communication/marketing, service commercial, la relation client, le service sûreté-sécurité, les salles de marchés. Or ces services produisent de nouvelles sources candidates à l’archivage (fichiers audio) tandis que d’autres données doivent être détruites (vidéosurveillance).

Par exemple, HP propose une offre d’Analyse multicanal pour un service de communication, qui permet d’analyser le contenu des réseaux sociaux, blogs, forums, reportages des TV et radios ; de gérer du contenu web ; de gérer et diffuser des contenus multimédia (vidéo, audio, photo) de manière centralisée Or, pour des raisons opérationnelles ou juridiques, il faut conserver le contenu pour une analyse dynamique et multi-critères dans le temps ; il faut conserver les sites web car ils comportent des engagements de la marque ; et il faut le faire dans format pérenne.

Rabobank, cas client présenté par Louis Vieille-Cessay, HP Autonomy

Rabobank est une Banque néerlandaise (près de 60000 collaborateurs). Dans un double objectif de réduction des risques et de rentabilité, l’entreprise a décidé de structurer l’organisation documentaire.

La consultation pour une solution s’est déroulée sur une période de près de 5 mois, avec un RFP et un POC dont HP Autonomy est sorti 1er. La durée du projet est de 2 ans.

La solution met le focus sur l’indexation et l’archivage des enregistrements téléphoniques.

Les enregistrements sont retranscrits avec plusieurs problèmes (diversité de voix, d’accents, de qualité d’enregistrement technique de matériels et de sonorité ambiante). HP a proposé une reconnaissance phonétique de métadonnées cibles préalablement identifiées pour une plus grande fiabilité. On utilise un moteur de classification pour classer les enregistrements à partir de rapprochements de métadonnées connues ; les données structurées (numéro appelé, horaire d’appel etc) sont capturées avec l’enregistrement ; on exploite également les bases de données externes (annuaires contreparties, outils de KYC etc).

Les besoins d’archivage & accès aux données ont déterminé le choix de la solution.

www.hp.com

Conclusion par Marie-Anne Chabin, secrétaire général du CR2PA

Cette deuxième rencontre éditeurs-utilisateurs permet d’élargir la vision pour les responsables de projet pour une meilleure maîtrise de l’archivage.

Klee Group a montré sa connaissance des processus d’archivage et la modularité de sa solution pour prendre en compte les besoins d’archivage à partir de sources très diversifiées au travers de règles communes.

HP Autonomy a mis en évidence combien il est important de prendre les choses en amont, au sein des métiers, et montré le champ que représentent les nouveaux contenus et formats candidats à l’archivage (web, vidéo, voix…).

L’exemple de Total témoigne du chemin parcouru par une grande entreprise amenée à repenser la valeur de l’information autour de la gestion du risque. Certes l’utilisation de Spark Archives est dans ce projet limitée aux archives papier mais c’est aussi l’illustration que si on veut être crédible, il faut réussir, et si on veut réussir, il faut dimensionner le projet de manière réaliste.

L’exemple de Rabobank et des enregistrements téléphoniques est une bonne illustration de la prise de conscience des métiers de devoir identifier les informations qui présentent un risque à ne pas être archivées ainsi que celles qui peuvent ou doivent être détruites. Et surtout, la nécessité de gérer les deux choses ensemble, dans un même projet.

Il faut donc poursuivre les échanges et les témoignages, et aussi approfondir la possibilité d’un vocabulaire commun : l’archivage informatique n’est pas l’archivage managérial (archiving vs records management), les référentiels (référentiels de règles, référentiels de documents), etc.

Les présentations PPT de la séance sont accessibles dans l’espace adhérents du blog.

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